Giao tiếp qua email
Phải nói rằng, công nghệ thông tin ngày càng phát triển đã làm thay đổi nhiều mặt trong cuộc sống. Trong đó, các phương thức giao tiếp dường như là một lĩnh vực nhận nhiều sự tác động nhất. Trước đây, người ta có thể trao đổi các thông tin qua điện thoại cố định, rồi thì xuất hiện điện thoại di động. Mấy thập kỷ trở lại đây, khi mạng internet phát triển với tốc độ chóng mặt, thì có thêm cách liên lạc qua thư điện tử (email) với sự tiện dụng gần như hoàn hảo về tốc độ, xóa bỏ mọi khoảng cách về không gian, thời gian.
Ảnh minh họa
Tuy nhiên, dù có theo cách nào, thì trong một tổng thể chung, chúng ta vẫn có những quy ước nhất định về hình thức giao tiếp, thuộc về văn hóa giao tiếp. Điều này rất quan trọng, bởi vì qua đó, đối tác có thể phác họa nên một cách khái quát nhất bức chân dung của bạn. Và điều này, luôn tiềm ẩn những khả năng thành công hay thất bại trong kinh doanh! Đã có không ít trường hợp chỉ vì không thành thục kỹ năng viết email, mà đã để tuột mất hợp đồng.
Các nhà nghiên cứu văn hóa cho rằng, để sử dụng phương thức giao tiếp bằng email một cách hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau: Trả lời sớm nhất có thể sau khi nhận được email từ đối tác; Viết chủ đề (subject) rõ ràng, súc tích, nêu bật được nội dung của e-mail; Dùng các câu cuối thư một cách thân thiện; và nội dung email cần khúc chiết, sáng sủa, không dài dòng.
Một chuyên gia tiếp thị nhiều năm giảng dạy về sử dụng email cũng đưa ra khuyến cáo rằng, không nhất thiết… phải dùng email trong một số trường hợp nhất định, bởi khi đó, rất có thể nó lại làm giảm hiệu quả công việc rất đáng kể!
Ví dụ, bạn đang cần trao đổi với khách hàng về một chuyện nào đó, liên quan đến những vấn đề không đơn giản, thì tốt hơn là nên gọi điện trực tiếp. Bởi khi đó, bạn có thể giải thích thật rõ ràng và chi tiết, cũng như có thể kết hợp các cách diễn đạt bằng giọng nói, để tạo cảm giác gần gũi hơn, cũng như có thể biết được phần nào thái độ của đối tác.
Như vậy, rõ ràng, tất cả những điều này đều nằm trong một phạm trù là “văn hóa email”, thuộc về “văn hóa doanh nhân”. Thời gian hay công nghệ có thể làm thay đổi rất nhiều hình thức giao tiếp, nhưng những gì là giá trị cơ bản, là nền tảng, vẫn sẽ là gốc rễ. Đó cũng là một phần rất quan trọng làm nên thành công.
Huy Anh