Chuyển đổi số trong SME nên bắt đầu từ đâu để tránh lãng phí?

Chuyển đổi số không bắt đầu từ phần mềm mà bắt đầu từ vấn đề vận hành. Có một sai lầm khá phổ biến là doanh nghiệp nhìn thấy người khác dùng phần mềm gì thì mình cũng muốn triển khai theo. Nhưng mỗi doanh nghiệp có quy mô, mô hình và vấn đề khác nhau. Nếu chưa hiểu rõ mình đang “đau” ở đâu mà đã đầu tư công nghệ, rất dễ rơi vào tình trạng dùng không tới hoặc dùng rất lãng phí.

Một số doanh nghiệp đầu tư hệ thống quản lý khá lớn dù đội ngũ chỉ vài chục người. Nhưng khi vào vận hành, nhân viên vẫn tiếp tục báo cáo bằng Excel và nhắn tin qua Zalo như cũ. Lý do rất đơn giản: quy trình nội bộ chưa rõ ràng, trách nhiệm chưa phân định cụ thể. Khi nền tảng vận hành chưa ổn, đưa thêm công nghệ vào chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn. SME nên bắt đầu bằng việc xác định rõ khâu nào đang gây mất thời gian, thất thoát hoặc sai sót nhiều nhất. Có doanh nghiệp mất kiểm soát tồn kho. Có nơi chậm phản hồi khách hàng. Có nơi dữ liệu tài chính rời rạc. Khi xác định đúng “điểm nghẽn”, việc chọn công cụ mới bắt đầu có ý nghĩa.

Phần lớn doanh nghiệp không thất bại vì công nghệ quá khó, mà vì bắt đầu sai chỗ.

Đừng số hóa cả doanh nghiệp cùng lúc khi nền tảng chưa sẵn sàng. Nhiều chủ doanh nghiệp có tâm lý muốn làm nhanh để “đi trước”. Nhưng chuyển đổi số không phải cuộc đua mua công nghệ. Nếu triển khai quá nhiều thứ cùng lúc, đội ngũ sẽ bị quá tải và khó thích nghi.

Nhiều doanh nghiệp thay đổi liên tục phần mềm quản lý chỉ trong vòng một năm. Mỗi lần thay là một lần đào tạo lại, nhập lại dữ liệu và làm quen lại quy trình. Sau cùng, nhân viên mất niềm tin vào hệ thống vì cảm giác mọi thứ thay đổi quá nhiều nhưng hiệu quả chưa rõ ràng. Thực tế, SME nên đi theo hướng từng bước nhỏ nhưng chắc.

Chọn một bộ phận cần cải thiện nhất để làm trước. Ví dụ: quản lý khách hàng, quản lý công việc hoặc kế toán nội bộ. Khi đội ngũ quen dần với cách làm mới và thấy hiệu quả thật, việc mở rộng sang các phần khác sẽ dễ hơn rất nhiều.

Theo góc nhìn cá nhân, thiết nghĩ điều quan trọng nhất trong chuyển đổi số không phải công nghệ, mà là khả năng thay đổi thói quen làm việc của con người. Nếu đội ngũ chưa hiểu vì sao cần thay đổi, hệ thống tốt đến đâu cũng khó vận hành hiệu quả. Công nghệ chỉ tạo giá trị khi giúp doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn.

Một vấn đề khác mà nhiều SME gặp phải là có dữ liệu nhưng không dùng được dữ liệu. Báo cáo rất nhiều, nhưng cuối cùng quyết định vẫn dựa vào cảm tính. Khi đó, công nghệ chỉ dừng ở mức “lưu trữ thông tin” chứ chưa tạo ra giá trị quản trị thật sự. Thực ra chuyển đổi số không phải để làm cho doanh nghiệp “trông hiện đại hơn”. Mục tiêu cuối cùng là giúp quản lý rõ hơn, phản ứng nhanh hơn và ra quyết định chính xác hơn. Ví dụ, chỉ cần nhìn được dữ liệu bán hàng theo từng nhóm khách hàng, doanh nghiệp đã có thể biết nên tập trung nguồn lực vào đâu. Hoặc khi theo dõi được tiến độ công việc theo thời gian thực, việc phối hợp giữa các bộ phận sẽ giảm xung đột đáng kể. Điều thú vị là nhiều cải thiện lớn lại bắt đầu từ những thay đổi rất nhỏ. Không phải lúc nào cũng cần hệ thống phức tạp. Quan trọng là công cụ đó có thật sự giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày hay không.

Do vậy đối với SME, chuyển đổi số không nên bắt đầu từ việc mua công nghệ mới nhất, mà nên bắt đầu từ việc hiểu rõ doanh nghiệp mình đang gặp vấn đề gì. Khi xác định đúng nhu cầu, triển khai đúng thứ cần thiết và đi từng bước phù hợp, doanh nghiệp sẽ tránh được rất nhiều chi phí lãng phí. Công nghệ không thay thế được tư duy quản trị. Nhưng nếu được dùng đúng cách, nó sẽ giúp SME vận hành rõ ràng hơn, linh hoạt hơn và bền vững hơn trong giai đoạn cạnh tranh ngày càng mạnh hiện nay.