SME nên chọn phần mềm theo xu hướng hay theo nhu cầu thực tế?

Nhưng điều thú vị là sau một thời gian, nhiều hệ thống lại bị bỏ dở. Nhân viên quay về Excel, quản lý tiếp tục làm việc qua Zalo và những phần mềm từng được kỳ vọng rất nhiều cuối cùng chỉ còn dùng vài chức năng cơ bản.

Tôi từng gặp một doanh nghiệp thay đổi phần mềm quản lý liên tục trong chưa đầy hai năm. Mỗi lần đổi là một lần hy vọng sẽ giải quyết được vấn đề vận hành. Nhưng càng đổi, đội ngũ càng mệt. Dữ liệu phân tán, quy trình rối hơn và nhân viên bắt đầu có tâm lý “rồi cũng đổi tiếp thôi”. Sau khi nhìn lại, vấn đề không nằm ở phần mềm cũ quá tệ, mà vì ngay từ đầu doanh nghiệp chưa thật sự hiểu mình cần gì.

Đây là điều tôi nghĩ rất nhiều SME đang gặp phải: chọn công cụ theo xu hướng thị trường thay vì theo nhu cầu vận hành thực tế.

Trong thực tế, không có phần mềm nào tốt cho tất cả doanh nghiệp. Một hệ thống phù hợp với công ty lớn chưa chắc phù hợp với SME. Có những phần mềm rất mạnh nhưng quá phức tạp so với quy mô hiện tại. Đội ngũ dùng không quen, quy trình chưa đủ rõ và cuối cùng doanh nghiệp phải “gồng” để thích nghi với phần mềm thay vì phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp.

Có một công ty nhỏ đầu tư hệ thống quản trị khá đắt tiền chỉ vì nghe nhiều người nói “doanh nghiệp muốn lớn phải dùng ERP”. Nhưng khi triển khai, gần như chỉ có một vài người sử dụng được. Phần lớn nhân viên thấy khó thao tác nên tiếp tục làm việc theo cách cũ. Sau cùng, công ty tốn khá nhiều chi phí nhưng hiệu quả cải thiện không đáng kể. Điều này làm tôi nhận ra một điều rất thực tế: SME không thiếu công nghệ. SME thường thiếu sự rõ ràng về vấn đề cần giải quyết.

Thiết nghĩ trước khi chọn bất kỳ phần mềm nào, doanh nghiệp nên tự trả lời ba câu hỏi rất đơn giản: mình đang gặp khó ở đâu, điều gì đang làm mất thời gian nhiều nhất và đội ngũ hiện tại có sẵn sàng thay đổi cách làm việc hay không. Nếu chưa trả lời rõ những điều này, việc mua phần mềm rất dễ trở thành “mua cảm giác yên tâm” hơn là đầu tư hiệu quả thật sự.

Một sai lầm khác là nhiều doanh nghiệp chọn phần mềm vì quá nhiều tính năng. Nhưng thực tế, SME thường chỉ dùng một phần nhỏ trong số đó. Có những doanh nghiệp mua hệ thống rất lớn nhưng cuối cùng chỉ dùng để giao việc và lưu dữ liệu cơ bản.

Trong khi đó, tôi từng thấy có doanh nghiệp vận hành khá hiệu quả chỉ với những công cụ rất đơn giản. Họ chọn đúng thứ mình cần, đội ngũ dùng quen và quy trình được áp dụng đều. Điều này quan trọng hơn rất nhiều so với việc sở hữu một hệ thống phức tạp nhưng không ai muốn sử dụng.

Thực tế, phần mềm tốt không phải phần mềm hiện đại nhất, mà là phần mềm giúp doanh nghiệp làm việc nhẹ hơn, ít sai sót hơn và ra quyết định nhanh hơn.

Một điều nữa mà SME cần lưu ý là công nghệ không thể thay thế hoàn toàn tư duy quản trị. Nếu quy trình chưa rõ, trách nhiệm chưa rõ và dữ liệu đầu vào thiếu chính xác, phần mềm cũng khó tạo ra kết quả tốt. Nhiều doanh nghiệp kỳ vọng phần mềm sẽ “sửa” toàn bộ vấn đề vận hành, nhưng công nghệ chỉ hiệu quả khi nền tảng quản trị đã có sự chuẩn bị nhất định.

Chuyển đổi số không phải cuộc đua xem ai dùng nhiều công nghệ hơn mà quan trọng là doanh nghiệp hiểu mình cần gì và chọn đúng công cụ hỗ trợ cho giai đoạn hiện tại.

Với SME, đôi khi bắt đầu từ một phần mềm quản lý khách hàng đơn giản, một hệ thống theo dõi công việc rõ ràng hoặc tự động hóa báo cáo cơ bản đã tạo ra khác biệt rất lớn rồi.

Cuối cùng, công nghệ nên phục vụ doanh nghiệp, không phải làm doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn. Khi chọn phần mềm dựa trên nhu cầu thực tế thay vì chạy theo xu hướng, SME sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian và cả những lần “làm lại từ đầu” không cần thiết.