Đừng để đơn hàng đầu tiên trở thành đơn hàng cuối cùng tại Mỹ

Xuất khẩu cần hướng tới chất lượng và hiệu quả (Ảnh ST)

Mất 9 tháng cho một chứng nhận, cơ hội không đứng chờ

Một kinh nghiệm được ông Trần Lịch, Giám đốc VCA - Vườn ươm và Hỗ trợ Khởi nghiệp Phát triển Việt Nam, chia sẻ cho thấy cái giá của sự chuẩn bị chậm. Có doanh nghiệp trong chương trình hỗ trợ phải mất tới 9 tháng để hoàn tất chứng nhận hữu cơ USDA hoặc một số chứng nhận chất lượng khác.

Vấn đề nằm ở thời điểm. Khi đối tác đã tìm đến và phát sinh nhu cầu mua hàng, họ cần nhà cung cấp có khả năng đáp ứng ngay những tiêu chuẩn cơ bản. Nếu doanh nghiệp lúc đó mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ, chứng nhận, cơ hội thương mại có thể trôi qua trước khi thủ tục hoàn tất.

Theo ông Trần Lịch, do xuất phát từ vai trò gia công, doanh nghiệp thường có tâm lý bị động: đối tác yêu cầu chứng chỉ nào mới lo làm chứng chỉ đó. Bởi vậy, ông khuyến nghị doanh nghiệp chủ động chuẩn bị các chứng nhận, chứng chỉ tuân thủ cơ bản. Trường hợp mất 9 tháng cho một chứng nhận cho thấy tuân thủ không phải phần việc có thể để lại đến cuối quá trình tìm kiếm khách hàng.

Nếu câu chuyện trên phản ánh rủi ro trước khi có đơn hàng, chia sẻ của ông Vũ Tú Thành, Quyền Giám đốc điều hành khu vực ASEAN, Trưởng đại diện tại Việt Nam, Hội đồng Kinh doanh Hoa Kỳ - ASEAN (USABC), cho thấy áp lực còn tiếp tục sau khi hàng đã vào thị trường.

Theo ông Thành, khi so sánh với châu Âu, tiêu chuẩn của Hoa Kỳ cao nhưng quy trình thủ tục ban đầu, tức tiền kiểm, có phần thông thoáng và linh hoạt hơn. Ngược lại, hậu kiểm rất khắt khe. Thị trường có thể tạo điều kiện để doanh nghiệp đưa hàng vào, nhưng nếu phát hiện sai phạm trong quá trình hậu kiểm, việc xử lý sẽ nặng và khả năng sửa sai, quay trở lại thị trường rất khó khăn.

Từ kinh nghiệm đó, ông Thành khuyến nghị: doanh nghiệp phải “làm chuẩn chỉ ngay từ đầu, càng chuẩn càng tốt”.

Điều đáng chú ý là phạm vi tuân thủ không dừng ở tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm. Theo ông Thành, các tập đoàn Mỹ có thể không nói quá rõ về ESG như tại một số thị trường châu Âu, nhưng những yếu tố này đã được lồng ghép vào câu hỏi thẩm định và tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dưới dạng đo lường tác động. Những vấn đề như chống lao động cưỡng bức hay bảo vệ môi trường lao động có thể trở thành một phần của quá trình đánh giá.

Khi làm việc với các tập đoàn lớn, doanh nghiệp vì vậy không chỉ được hỏi sản phẩm có đạt yêu cầu hay không. Cách sản phẩm được tạo ra, điều kiện lao động và những yếu tố liên quan đến nhà cung cấp cũng có thể nằm trong phạm vi thẩm định. Khuyến nghị của ông Thành là doanh nghiệp nên chủ động xây dựng, áp dụng các tiêu chuẩn ESG phù hợp ngay từ bây giờ, thay vì chờ đến khi đối tác đưa ra yêu cầu bắt buộc.

Tuân thủ không dừng ở một lô hàng

Khi doanh nghiệp chuyển từ xuất khẩu đơn thuần sang hiện diện trực tiếp tại Hoa Kỳ, bài toán tuân thủ còn mở rộng sang tổ chức hoạt động kinh doanh. Chia sẻ của bà Đinh Diệu Linh cho rằng, việc mở công ty tại Mỹ không chỉ là có thêm một pháp nhân để bán hàng, mà kéo theo nhiều vấn đề cần được chuẩn bị bài bản.

Theo bà Linh, trong một số trường hợp, doanh nghiệp Việt Nam mở công ty tại Hoa Kỳ để có thể tham gia những gói thầu yêu cầu chủ thể dự thầu phải là công ty Mỹ. Khi vận hành mô hình này, doanh nghiệp phải xử lý hồ sơ liên quan đến giao dịch giữa công ty tại Việt Nam và công ty tại Hoa Kỳ, đồng thời tổ chức dòng tiền, kế toán và các vấn đề liên quan một cách phù hợp.

Bà Linh cũng chỉ ra sự khác biệt giữa mô hình xuất khẩu trực tiếp từ Việt Nam và việc tổ chức hoạt động thông qua công ty tại Mỹ. Với xuất khẩu trực tiếp, doanh nghiệp phải tính tới chu kỳ thu tiền dài, chi phí chuyển tiền quốc tế, chi phí lưu kho và sự khác biệt giữa hệ thống kế toán Việt Nam với Hoa Kỳ. Những vấn đề này cho thấy càng tiến sâu vào thị trường, yêu cầu quản trị càng vượt xa câu chuyện đưa một container hàng qua biên giới.

Đáng chú ý, doanh nghiệp không nhất thiết phải tự tìm hiểu mọi yêu cầu qua những nguồn thông tin gián tiếp. Ông Vũ Tú Thành cho biết, Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) đã mở văn phòng tại Việt Nam và phối hợp với Hải quan Việt Nam cùng các cơ quan liên quan nhằm hỗ trợ việc tuân thủ quy định đối với hàng hóa xuất khẩu sang Hoa Kỳ.

Theo chia sẻ của ông Thành, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp văn phòng đại diện CBP tại Hà Nội để tham khảo thông tin pháp luật chính thống; các hiệp hội doanh nghiệp cũng có thể mời đại diện cơ quan này trao đổi, chia sẻ trực tiếp. Với doanh nghiệp thực phẩm, cần tiếp cận trực tiếp thông tin và hỗ trợ từ FDA thay vì chỉ phụ thuộc vào các bên trung gian.

Doanh nghiệp càng đi sâu vào thị trường, phạm vi phải kiểm soát càng rộng. Trước khi có đơn hàng là chứng nhận và tiêu chuẩn; khi hàng vào thị trường là chất lượng, hậu kiểm và yêu cầu đối với nhà cung cấp; khi mở rộng hiện diện là pháp nhân, hồ sơ, kế toán và tổ chức dòng tiền. Mỗi bước tiến thêm đều đặt ra một lớp yêu cầu mới.

Bởi vậy, doanh nghiệp không nên chờ phát sinh vấn đề rồi khắc phục. Doanh nghiệp cần biết trước sản phẩm phải đáp ứng điều gì, khách hàng sẽ thẩm định những gì và mô hình kinh doanh mình lựa chọn kéo theo những yêu cầu nào. Khi chưa rõ, việc tìm đến các đầu mối có thông tin chính thống cũng là một phần của quá trình chuẩn bị.

“Một đơn hàng có thể mở cánh cửa thị trường Mỹ. Nhưng khả năng bước qua cánh cửa ấy lần thứ hai, thứ ba và tiếp tục ở lại phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có duy trì được những gì đã cam kết hay không. Tuân thủ, nhìn từ những câu chuyện thực tế này, không chỉ để hàng hóa được vào Mỹ; đó còn là điều kiện để đơn hàng đầu tiên không trở thành đơn hàng cuối cùng”, một chuyên gia nhấn mạnh.