Bỏ nửa tỷ đồng tham dự hội chợ tại Mỹ: Chi phí hay đầu tư?

Hội chợ giúp kết nối doanh nghiệp với khách hàng - Ảnh: ST

400-500 triệu đồng để gặp đúng người mua

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, quyết định bỏ vài trăm triệu đồng cho một chuyến đi Mỹ không hề đơn giản. Khoản tiền ấy càng đáng cân nhắc khi chưa ai có thể bảo đảm doanh nghiệp sẽ trở về với một hợp đồng trong tay.

Từ kinh nghiệm làm công tác xúc tiến thương mại và đưa doanh nghiệp đi khảo sát nhiều thị trường, bà Nguyễn Thị Thu Thủy, đại diện Cục Xúc tiến Thương mại, cho rằng đối với hàng tiêu dùng, nông sản, thực phẩm và thủ công mỹ nghệ, hội chợ, triển lãm chuyên ngành là một trong những con đường hiệu quả để tiếp cận khách hàng.

Nói về chi phí, theo bà Thủy, riêng một gian hàng tiêu chuẩn rộng khoảng 9-10 m2 tại hội chợ ở Hoa Kỳ, chưa bao gồm trang trí cầu kỳ, đã dao động từ 160 triệu đến gần 200 triệu đồng, tùy vị trí.

Với doanh nghiệp đồ gỗ, bài toán còn bắt đầu trước ngày hội chợ nhiều tháng. Chẳng hạn, hàng mẫu phải được vận chuyển bằng đường biển từ cuối tháng 7 để kịp trưng bày tại kỳ hội chợ tháng 10. Doanh nghiệp còn phải bố trí 2-3 nhân sự luân phiên trực gian hàng, gặp gỡ đối tác, cộng thêm chi phí đi lại và vận chuyển. Tổng cộng, một chuyến đi có thể lên tới khoảng 400-500 triệu đồng.

Tại kỳ hội chợ trước, đoàn Việt Nam có 14 doanh nghiệp tham gia. Theo bà Thủy, lượng khách tham quan không quá đông, thậm chí có thời điểm gian hàng khá vắng. Tuy nhiên, những người bước vào làm việc lại là các nhà mua hàng có nhu cầu thực sự. Vé vào cửa dành cho khách tham quan lên tới khoảng 12 triệu đồng/vé, tạo ra một cơ chế sàng lọc tự nhiên đối với người đến hội chợ.

Điểm đáng chú ý không phải số lượt khách ghé gian hàng mà là chất lượng của cuộc gặp. Một doanh nghiệp bánh kẹo trong đoàn đã kết nối được với một nhà mua hàng lớn của Mỹ ngay tại hội chợ. Theo thông tin được chia sẻ, đơn hàng sau đó đủ để giải quyết toàn bộ công suất sản xuất của mấy nhà máy của doanh nghiệp. Một cuộc gặp đúng người, vì thế, có thể thay đổi hoàn toàn phép tính 400-500 triệu đồng ban đầu.

Đặc biệt với những sản phẩm mà khách hàng cần trực tiếp sờ, nếm, ngửi và cảm nhận chất lượng, hội chợ có lợi thế mà email, hồ sơ giới thiệu hay cuộc gọi trực tuyến khó thay thế. Đồ gỗ cần được nhìn và chạm; thực phẩm cần được nếm; nhiều mặt hàng tiêu dùng chỉ thực sự thuyết phục khi người mua được trải nghiệm trực tiếp.

Tuy nhiên, đi hội chợ không đồng nghĩa cứ thuê gian hàng là có khách. Theo ông Đỗ Ngọc Hưng, Tham tán thương mại, Trưởng Cơ quan Thương vụ Việt Nam tại Hoa Kỳ, doanh nghiệp còn phải chuẩn bị cách mình xuất hiện trước khách hàng.

Theo đó, khi kết nối với Thương vụ, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ doanh nghiệp và tài liệu giới thiệu sản phẩm đầy đủ, chuyên nghiệp bằng tiếng Anh. Đối tác Mỹ quan tâm đến năng lực đáp ứng đơn hàng, tiêu chuẩn kỹ thuật và kinh nghiệm xuất nhập khẩu. Họ cũng coi trọng website của doanh nghiệp; thông tin cần bài bản, hình ảnh rõ ràng và có đường dẫn để đối tác kiểm tra, liên hệ khi cần.

Điều đó có nghĩa khoản đầu tư cho hội chợ không bắt đầu ở quầy check-in sân bay. Nếu sản phẩm, hồ sơ, website và khả năng chứng minh năng lực cung ứng chưa được chuẩn bị, doanh nghiệp có thể đứng trước đúng người mua nhưng vẫn không biến được cuộc gặp thành cơ hội giao thương.

Xúc tiến thương mại không phải một chuyến đi

Không phải chuyến khảo sát nào sang Mỹ cũng lập tức mang về đơn hàng. Bà Nguyễn Thị Thu Thủy lưu ý, các đoàn giao dịch thương mại có thể chưa tạo kết quả ngay nhưng giúp doanh nghiệp mở rộng tầm nhìn, cập nhật thông tin thực tế và điều chỉnh sản xuất phù hợp hơn với thị trường.

Cách tổ chức các chương trình khảo sát cũng cho thấy mục tiêu này khá rõ. Một hành trình dự kiến kết hợp Private Label Show - hội chợ thường niên có quy mô lớn nhất tại Hoa Kỳ trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống - với các hoạt động tại Chicago, Los Angeles và Washington D.C, doanh nghiệp không chỉ dự hội chợ mà còn được kết nối với mạng lưới doanh nghiệp, làm việc với Đại sứ quán, Thương vụ Việt Nam tại Hoa Kỳ, khảo sát cảng Long Beach, các đơn vị logistics, chuỗi cung ứng và mô hình phân phối bán lẻ.

Ngay cách tiếp cận khách hàng cũng không có một con đường duy nhất. Bên cạnh hội chợ và đoàn khảo sát, các chuyên gia cũng đề cập thương mại điện tử quốc tế, kết nối thông qua cơ quan xúc tiến thương mại và mua dữ liệu nhà nhập khẩu từ các công ty dữ liệu chuyên nghiệp của Mỹ. Chi phí các gói dữ liệu được cho biết dao động từ vài trăm đến vài nghìn USD, giúp doanh nghiệp chủ động tìm và chào hàng tới khách hàng mục tiêu.

Cục Xúc tiến Thương mại cho biết cũng thường xuyên nhận yêu cầu tìm nguồn hàng từ nhà nhập khẩu Hoa Kỳ và chuyển thông tin tới doanh nghiệp trong nước phù hợp để kết nối. Cơ quan này khẳng định hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp là miễn phí và cảnh báo doanh nghiệp cần thận trọng nếu có đơn vị nhân danh Cục yêu cầu phí hoa hồng hoặc môi giới.

Với những doanh nghiệp còn e ngại khoản đầu tư hàng trăm triệu đồng, câu hỏi vì thế không nên chỉ là “đi hội chợ có đắt không?”. Cần hỏi cụ thể hơn: hội chợ đó có đúng ngành hàng không, ai là người mua xuất hiện ở đó, sản phẩm có cần trải nghiệm trực tiếp không, doanh nghiệp đã sẵn sàng chứng minh năng lực cung ứng chưa và sau hội chợ sẽ tiếp tục chăm sóc đầu mối như thế nào.

Trường hợp doanh nghiệp bánh kẹo nêu trên là một minh chứng đặc biệt thuyết phục. Giá trị của xúc tiến thương mại, trong trường hợp ấy, không nằm ở đám đông. Với doanh nghiệp, hiệu quả phải được đo bằng khả năng biến cuộc gặp thành quan hệ kinh doanh thực chất hơn.