Vận hành xanh: Chìa khóa giữ chân khách thuê văn phòng

Bà Vũ Kiều Hạnh

Thưa bà, thị trường văn phòng Hà Nội đang có thêm nguồn cung mới. Điều này đặt ra yêu cầu gì đối với công tác quản lý vận hành tòa nhà?

Theo Savills, tổng nguồn cung văn phòng đạt khoảng 2,4 triệu m², với công suất thuê toàn thị trường ở mức 83%. Dự kiến đến năm 2028, thị trường sẽ đón nhận thêm khoảng 435.000 m² từ 16 dự án, trong đó nguồn cung mới tập trung tại các khu vực phát triển ngoài trung tâm truyền thống.

Nguồn cung gia tăng mang đến nhiều lựa chọn hơn cho doanh nghiệp, đồng thời tạo áp lực cạnh tranh lớn hơn giữa các tòa nhà. Quyết định thuê văn phòng hiện không chỉ phụ thuộc vào vị trí, giá thuê hay thiết kế, mà còn gắn với chất lượng môi trường làm việc, khả năng kiểm soát chi phí và chất lượng dịch vụ trong suốt thời gian thuê.

Trong bối cảnh đó, quản lý vận hành cần được nhìn nhận như một yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng khai thác tài sản. Một tòa nhà có thiết kế tốt nhưng hệ thống kỹ thuật hoạt động thiếu ổn định, chi phí vận hành khó kiểm soát hoặc chất lượng dịch vụ không đồng đều sẽ khó duy trì lợi thế cạnh tranh lâu dài.

Vì vậy, chủ sở hữu cần tiếp cận vận hành theo hướng chủ động, dựa trên dữ liệu và có kế hoạch cải thiện rõ ràng. Mục tiêu không đơn thuần là duy trì hoạt động của tòa nhà, mà còn phải bảo đảm hiệu suất kỹ thuật, an toàn, tiện nghi và trải nghiệm của khách thuê.

Chứng nhận xanh ngày càng được quan tâm trong phát triển bất động sản. Theo bà, làm thế nào để chứng nhận này tạo ra giá trị thực chất trong quá trình vận hành?

Các chứng nhận và tiêu chuẩn xanh cung cấp khung tham chiếu quan trọng cho quá trình phát triển, quản lý tòa nhà. Tuy nhiên, đạt chứng nhận không nên được xem là đích đến cuối cùng của chương trình phát triển bền vững. Giá trị thực sự cần được thể hiện trong cách tòa nhà được sử dụng, quản lý và bảo trì xuyên suốt quá trình khai thác.

Một công trình có thể đáp ứng các tiêu chí xanh ở giai đoạn thiết kế hoặc xây dựng, nhưng hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào cách các hệ thống kỹ thuật được vận hành, mức độ tuân thủ quy trình và hành vi sử dụng của những người làm việc trong tòa nhà. Nếu không duy trì việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh, những lợi ích kỳ vọng từ thiết kế ban đầu có thể không được phát huy đầy đủ.

Khi xem xét một chứng nhận, chủ sở hữu cần làm rõ phạm vi đánh giá thuộc giai đoạn thiết kế, xây dựng hay vận hành; thời điểm đánh giá và các yêu cầu duy trì của từng hệ thống. Đây là cơ sở để xác định những tiêu chí cần tiếp tục theo dõi sau khi công trình đi vào hoạt động.

Quan trọng hơn, chứng nhận xanh cần được kết nối với mục tiêu quản lý cụ thể. Chẳng hạn, các yêu cầu về sử dụng năng lượng, nước, chất lượng môi trường trong nhà và quản lý chất thải phải được chuyển thành quy trình vận hành, chỉ số theo dõi và kế hoạch cải thiện phù hợp. Khi đó, chứng nhận không chỉ thể hiện cam kết mà còn hỗ trợ định hướng quản lý tài sản trong dài hạn.

Vậy đâu là những chỉ số quan trọng giúp chủ sở hữu đánh giá hiệu quả vận hành và chuyển mục tiêu ESG thành kết quả có thể đo lường?

Trước hết, chủ sở hữu và đơn vị quản lý vận hành cần thống nhất các chỉ số phù hợp với đặc điểm của từng tài sản. Những nhóm dữ liệu cơ bản bao gồm mức tiêu thụ điện, nước, hiệu suất hệ thống điều hòa không khí (HVAC), lượng chất thải và chất lượng môi trường trong nhà. Các chỉ số này giúp xác định hiện trạng, nhận diện những vấn đề cần ưu tiên và theo dõi kết quả sau khi triển khai giải pháp cải thiện.

Tuy nhiên, mức tiêu thụ giảm chưa đủ để khẳng định hiệu suất vận hành đã được nâng cao. Việc đánh giá cần dựa trên số liệu cơ sở, phạm vi đo đếm và điều kiện so sánh nhất quán. Các yếu tố như thời tiết, thời gian vận hành, tỷ lệ lấp đầy và mật độ sử dụng đều có thể ảnh hưởng đến kết quả.

Chẳng hạn, lượng điện tiêu thụ giảm có thể xuất phát từ việc tối ưu hệ thống kỹ thuật, nhưng cũng có thể do diện tích sử dụng hoặc thời gian hoạt động của tòa nhà giảm. Nếu không xem xét đầy đủ các yếu tố này, chủ sở hữu sẽ khó xác định chính xác hiệu quả của giải pháp đã áp dụng.

Công nghệ có thể hỗ trợ đáng kể cho quá trình quản lý. Việc ứng dụng nền tảng quản lý số, kết hợp hệ thống quản lý tòa nhà (BMS), dữ liệu kỹ thuật và hồ sơ bảo trì, giúp thông tin được ghi nhận, tổng hợp và theo dõi có hệ thống. Đội ngũ vận hành nhờ đó có thể phát hiện dấu hiệu bất thường, chủ động lập kế hoạch bảo trì và điều chỉnh hoạt động của các hệ thống theo nhu cầu sử dụng thực tế.

Dù vậy, công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu đủ tin cậy và được sử dụng trong quá trình ra quyết định. Chủ sở hữu cần xác định rõ mục tiêu quản lý, trách nhiệm cập nhật thông tin và cách thức đánh giá kết quả, thay vì đầu tư hệ thống nhưng thiếu quy trình khai thác dữ liệu.

Trong thực tế, làm thế nào để tối ưu chi phí vận hành mà vẫn bảo đảm an toàn, tiện nghi và chất lượng môi trường làm việc?

Các ưu tiên cải thiện cần xuất phát từ hiện trạng kỹ thuật, nhu cầu của khách thuê và nguồn lực của từng tài sản. Không có một giải pháp duy nhất phù hợp với tất cả tòa nhà. Những quyết định về điều chỉnh hệ thống kỹ thuật, thay thế thiết bị hay cải tiến quy trình cần được cân nhắc trên cơ sở dữ liệu và hiệu quả dự kiến.

Đặc biệt, tiết kiệm tài nguyên không thể tách rời yêu cầu duy trì an toàn, tiện nghi và chất lượng dịch vụ. Nếu việc giảm tiêu thụ năng lượng làm ảnh hưởng đến điều kiện làm việc hoặc độ ổn định của hệ thống, lợi ích trước mắt có thể không bù đắp được những tác động tiêu cực đối với khách thuê và giá trị tài sản.

Bởi vậy, chủ sở hữu cần xem xét chi phí theo vòng đời, thay vì chỉ tập trung vào khoản tiết kiệm trong ngắn hạn. Một phương án có chi phí đầu tư ban đầu cao hơn vẫn có thể phù hợp nếu giúp nâng cao độ tin cậy của thiết bị, giảm nhu cầu sửa chữa và cải thiện hiệu suất trong thời gian dài. Việc lựa chọn giải pháp cần dựa trên đánh giá tổng thể, bao gồm chi phí, hiệu quả kỹ thuật và ảnh hưởng đến hoạt động của tòa nhà.

Theo bà, quản lý vận hành hiệu quả có ý nghĩa như thế nào đối với khả năng giữ chân khách thuê và duy trì giá trị tòa nhà văn phòng?

Dữ liệu vận hành không chỉ phục vụ mục tiêu tiết kiệm tài nguyên mà còn giúp chủ sở hữu kiểm soát chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Thông tin về tình trạng thiết bị, chi phí bảo trì và hiệu suất hệ thống tạo cơ sở cho việc lập ngân sách, phân bổ nguồn lực và xây dựng kế hoạch đầu tư phù hợp.

Bên cạnh đó, các chỉ số hiệu suất (KPI), cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) và mức độ hài lòng của khách thuê giúp đánh giá chất lượng quản lý một cách cụ thể hơn. Qua quá trình theo dõi, đơn vị vận hành có thể nhận diện những điểm còn hạn chế, xác định lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh dịch vụ theo nhu cầu thực tế.

Bà có thể khái quát những yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh của một tòa nhà trong bối cảnh thị trường ngày càng chú trọng phát triển bền vững?

Năng lực cạnh tranh của một tòa nhà được quyết định bởi nhiều yếu tố, từ vị trí, giá thuê, chất lượng thiết kế đến khả năng duy trì môi trường làm việc an toàn, ổn định và hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ và dữ liệu trong quản lý vận hành giúp chủ sở hữu theo dõi hiệu suất kỹ thuật, mức tiêu thụ năng lượng và chất lượng dịch vụ, từ đó xác định các giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của từng tài sản.

Theo tôi, chứng nhận xanh cần được kết nối với thực tiễn quản lý và những kết quả có thể kiểm chứng. Đây là nền tảng để theo đuổi các mục tiêu ESG, đồng thời hỗ trợ kiểm soát chi phí, duy trì chất lượng dịch vụ và nâng cao sức cạnh tranh của tòa nhà trong dài hạn. Khi hiệu quả vận hành được theo dõi thường xuyên và cải thiện có hệ thống, cam kết phát triển bền vững mới có thể chuyển thành giá trị cụ thể đối với chủ sở hữu và khách thuê.

Xin cảm ơn bà!