Bán hàng đa kênh: Kê khai thuế, xuất hóa đơn thế nào cho đúng?

Đại diện các cơ quan chức năng tham dự Hội thảo - Ảnh: VGP/Nhật Bắc

Cục Thông tin và Truyền thông Chính phủ phối hợp với Cục Thuế (Bộ Tài chính), Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo và một số đơn vị tổ chức Hội thảo “Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới” ngày 20/7 tại Hà Nội. Chỉ trong ba ngày trước sự kiện, đã có tới gần 1.000 câu hỏi được gửi tới Ban Tổ chức. Điều đó phần nào cho thấy sự quan tâm rất lớn của cộng đồng nhà bán hàng đối với các chính sách mới.

Từ chính sách đến hỗ trợ tuân thủ đa kênh

Phiên tọa đàm đối thoại chính sách của Hội thảo tập trung làm rõ định hướng quản lý thuế trong bối cảnh thương mại điện tử và các mô hình kinh doanh trên nền tảng số phát triển nhanh.

Ông Mai Sơn, Phó Cục trưởng Cục Thuế cho biết từ ngày 1/7, các quy định cụ thể tại nghị định, thông tư đã được Chính phủ và cơ quan thuế ban hành. Trách nhiệm của ngành thuế là phải thực hiện tốt vai trò hướng dẫn, hỗ trợ để người nộp thuế thực hiện đúng các quy định của pháp luật.

Theo đó, cơ quan thuế sẽ hướng dẫn, hỗ trợ theo hướng đa kênh, linh hoạt, theo từng chủ đề, khu vực kinh tế và địa bàn, qua đó truyền tải đầy đủ các quy định về chính sách, quy trình, thủ tục, cách thức thực hiện; đồng thời lắng nghe và giải đáp những băn khoăn, vướng mắc của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh để thực hiện đúng chính sách pháp luật.

Tọa đàm đối thoại chính sách "Đồng hành cùng nhà bán hàng trong triển khai chính sách thuế mới" - Ảnh: VGP/Nhật Bắc

Cùng với sự phát triển của kinh tế số, ngày càng có nhiều cá nhân tạo thu nhập từ các nền tảng trực tuyến như freelancer, affiliate, KOL/KOC, người sáng tạo nội dung, livestream bán hàng hay cung cấp các dịch vụ số. Đây cũng là nhóm đối tượng còn nhiều băn khoăn trong việc xác định nghĩa vụ thuế của mình.

Về vấn đề này, bà Nguyễn Thị Lan Anh, Trưởng ban Pháp chế, Cục Thuế cho biết, Nghị định 253/2026/NĐ-CP liên quan trực tiếp đến thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và đặc biệt với những người bán hàng đa kênh.

Theo đó, dù phương thức kinh doanh là gì cũng không làm thay đổi bản chất khoản thu nhập và nghĩa vụ thuế: vẫn xác định doanh thu, nghĩa vụ thuế căn cứ vào chủ thể, ai là người kinh doanh và bản chất hoạt động kinh doanh là gì, loại thu nhập là gì và doanh thu thực tế phát sinh là bao nhiêu.

“Kinh doanh qua nhiều kênh thì vẫn phải xác định bản chất hoạt động kinh doanh là gì, tổng doanh thu là bao nhiêu để kê khai nộp thuế theo đúng quy định pháp luật”, bà Lan Anh nhấn mạnh.

Dù hoạt động tại cửa hàng, qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử hay nền tảng nước ngoài, người nộp thuế vẫn phải xác định đúng chủ thể kinh doanh, loại thu nhập và tổng doanh thu thực tế. Khoản thu cần được phân loại là thu nhập từ kinh doanh hay tiền lương, tiền công trên cơ sở hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như cách thức tổ chức hoạt động.

Người kinh doanh nhiều loại hàng hóa, dịch vụ hoặc nội dung số phải phân loại theo nhóm ngành nghề để áp dụng thuế suất tương ứng; đồng thời tổng hợp doanh thu từ tất cả các kênh và lưu giữ hợp đồng, dữ liệu giao dịch, sao kê, chứng từ khấu trừ.

Bà Nguyễn Thị Lan Anh cũng lưu ý, việc đơn vị chi trả đã khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân không có nghĩa trong mọi trường hợp nghĩa vụ thuế đã hoàn tất. Cá nhân vẫn cần tổng hợp các nguồn thu và quyết toán nếu thuộc diện phải thực hiện.

Phiên Tháo gỡ vướng mắc thực tiễn - Ảnh: VGP/Nhật Bắc

Những câu hỏi lớn từ thực tiễn bán hàng đa kênh

Rất nhiều câu hỏi được đặt ra tại phiên tọa đàm chuyên đề “Hiểu đúng để tuân thủ đúng – Thực hành nghĩa vụ thuế đối với hộ kinh doanh và nhà bán hàng đa kênh”. Một trong những vấn đề được rất nhiều hộ, cá nhân kinh doanh quan tâm là làm thế nào quản lý hiệu quả hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng phát sinh mỗi ngày từ cửa hàng, website, mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử, đồng thời vẫn bảo đảm đúng quy định về hóa đơn và nghĩa vụ thuế.

Bà Nguyễn Thị Minh Khuê, Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo cho rằng, với khối lượng giao dịch lớn, nếu xử lý thủ công, người bán không chỉ tốn nhiều thời gian, nhân lực và chi phí mà còn dễ phát sinh sai sót trong vận hành và thực hiện nghĩa vụ thuế. Từ thực tế đó, Sapo đã phát triển giải pháp quản lý bán hàng đa kênh, giúp tập trung dữ liệu và vận hành trên một nền tảng duy nhất.

Với giải pháp này, toàn bộ đơn hàng từ các kênh bán khác nhau sẽ được tự động đồng bộ và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống sẽ hỗ trợ xuyên suốt toàn bộ quy trình vận hành từ tạo đơn, thanh toán, đóng gói, giao hàng đến xuất hóa đơn và kê khai thuế. Nhờ đó, các thao tác nhập liệu thủ công được loại bỏ, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế tối đa sai sót.

Cùng với đó, bộ lọc thông minh giúp phân loại dữ liệu, lọc chính xác đơn hàng, doanh thu theo từng kênh, tạo thuận lợi cho việc xuất hóa đơn và kê khai đúng quy định, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Hệ thống cũng cho phép tự động xuất hóa đơn khi đơn hàng chuyển sang trạng thái “hoàn thành”. Vì vậy, dù mỗi ngày phát sinh nhiều hóa đơn, hệ thống vẫn có thể xử lý nhanh chóng, chính xác mà không cần thao tác thủ công trên từng đơn hàng.

Hệ thống cũng giúp tự động xử lý hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khi phát sinh hoàn hàng. Ngoài ra, với các đơn hàng trên sàn thương mại điện tử đã được sàn khấu trừ, nộp thuế thay, giải pháp còn hỗ trợ đối soát dữ liệu tự động, qua đó giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và giúp người bán quản lý doanh thu, nghĩa vụ thuế minh bạch hơn.

Một lo lắng khác được phản ánh nhiều là liên quan đến việc xuất hóa đơn. Cụ thể, đối với các đơn hàng phát sinh trên sàn thương mại điện tử đã được sàn khấu trừ, nộp thay một số nghĩa vụ thuế thì hộ kinh doanh có phải lập hóa đơn điện tử hay không. Về vấn đề này, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế Thương mại điện tử cho biết, theo Nghị định 254, các hộ kinh doanh (bao gồm kinh doanh đa kênh) nếu có doanh thu trên 1 tỷ đồng thì bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử.

Để xuất hóa đơn, sẽ có 2 phương án: Một là, hộ kinh doanh sẽ tự xuất hóa đơn. Và để tự xuất hóa đơn, hộ kinh doanh sẽ yêu cầu sàn thương mại điện tử cung cấp thông tin người bán cũng như thông tin về giao dịch. Đặc biệt là vấn đề hoàn tất giao dịch như thế nào để xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định. Hai là, các hộ kinh doanh có thể ủy nhiệm cho sàn xuất hóa đơn thay. Và nếu sàn xuất thay thì sẽ không phải xuất hóa đơn nữa.

Doanh thu vượt ngưỡng làm thay đổi phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân cũng là trường hợp mà nhiều hộ kinh doanh gặp phải. Về vấn đề này, ông Vũ Hồng Long, Phó Trưởng Thuế thành phố Hà Nội cho biết, theo quy định hiện hành, phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân của hộ cá nhân kinh doanh được xác định trên cơ sở doanh thu thực tế và sẽ được thực hiện ổn định trong năm. Việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới sẽ chỉ thực hiện từ năm tiếp theo khi có đủ điều kiện theo quy định.

Ví dụ, hộ đang thực hiện theo mức thu dưới 3 tỷ đồng, bây giờ có doanh thu trên 3 tỷ đồng, thì sang năm mới sẽ thực hiện chuyển sang phương pháp tính mới - tính thuế thu nhập cá nhân trên thu nhập tính thuế. Quy định này cũng nhằm đảm bảo tính ổn định trong thực hiện nghĩa vụ thuế và đơn giản trong việc hạch toán và quản lý sổ sách của hộ cá nhân kinh doanh.

Tuy nhiên, khuyến nghị đưa ra là với các hộ, cá nhân kinh doanh là trong năm nếu dự kiến sẽ vượt ngưỡng thì nên chủ động chuẩn hóa lại sổ sách, hóa đơn chứng từ cũng như các hồ sơ chi phí ngay trong năm để khi bước sang năm mới, triển khai phương pháp tính mới sẽ được thuận lợi và chủ động hơn.

Căn cứ vào số liệu nào để xác định doanh thu kê khai thuế là vấn đề còn nhiều thắc mắc, bởi khi tiền chuyển về đã bao gồm nhiều khoản khấu trừ như phí sàn, phí vận chuyển, voucher, quảng cáo, affiliate và thuế được sàn khấu trừ nộp thay.

Trả lời nội dung này, ông Đặng Văn Thành cho biết, theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định 68, doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh bao gồm tất cả các khoản: Tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ, các khoản phụ thu, phụ trợ. Doanh thu này không bao gồm các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng trả lại.

Theo đó, để tổng hợp được doanh thu, cần phải xác định rõ khoản nào là doanh thu và khoản nào là chi phí liên quan. Ví dụ, hộ kinh doanh bán một sản phẩm mỹ phẩm trên sàn với giá 1.000.000 đồng. Sàn khấu trừ 100.000 đồng phí sàn, đơn vị vận chuyển khấu trừ tiếp 50.000 đồng phí vận chuyển. Lúc này, doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế là 1.000.000 đồng, chứ không phải số tiền 850.000 đồng thực nhận. “Doanh thu là toàn bộ khoản tiền người nộp thuế được hưởng từ việc bán hàng, không phải số thực thu về sau khi đã trừ các chi phí liên quan”, ông Thành thông tin.

Bên cạnh đó, để xác định chính xác doanh thu, hộ kinh doanh có thể yêu cầu các sàn cung cấp thông tin liên quan đến các giao dịch để đối chiếu. Quan trọng nhất là phải lập sổ sách ghi chép đầy đủ, phản ánh đúng thực tế bán hàng, tránh việc thiếu sót hoặc kê khai thiếu doanh thu khi nộp thuế.

Người kinh doanh đặt câu hỏi với các đại biểu - Ảnh: VGP/Nhật Bắc

Dữ liệu sàn không thay thế hóa đơn

Tại phiên thảo luận mở, hai nhóm vấn đề được quan tâm nhiều là giá trị pháp lý của dữ liệu sàn so với hóa đơn điện tử và việc sử dụng tài khoản ngân hàng trong kinh doanh đa kênh.

Một băn khoăn lớn của hộ, cá nhân kinh doanh là vì sao người bán vẫn phải lập hóa đơn cho từng giao dịch, trong khi dữ liệu giao dịch đã được các sàn quản lý và cung cấp đầy đủ. Giải đáp vấn đề này, ông Mai Sơn cho biết, quy định bán hàng phải xuất hóa đơn áp dụng chung cho tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Giá trị pháp lý của dữ liệu dòng tiền, giao dịch trên sàn và hóa đơn điện tử là hoàn toàn khác nhau. Dữ liệu của sàn chủ yếu phục vụ quản lý đơn hàng, thanh toán và đối soát. Trong khi đó, hóa đơn điện tử là chứng từ pháp lý quản lý giao dịch, làm căn cứ bảo vệ quyền lợi người mua, người bán, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế theo quy định pháp luật. Vì vậy, dữ liệu của sàn thương mại điện tử về mặt pháp lý chưa thể thay thế hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, chính sách đã có điều chỉnh để phù hợp với thực tế giao dịch trên sàn: chỉ khi giao dịch được xác nhận hoàn thành thì mới phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn. Đối với các đơn hàng chưa xác nhận giao dịch thành công (đơn hủy, đơn hoàn trả), người bán chưa phải xuất hóa đơn.

Ngành thuế đang hướng tới mục tiêu tự động hóa: Từ một giao dịch phát sinh, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ xác định doanh thu, chi phí, nghĩa vụ thuế, tạo ra các tờ khai gợi ý và hỗ trợ quy trình xuất hóa đơn để giảm thao tác thủ công.

Cơ quan thuế cũng đang nghiên cứu đề xuất kết nối mã số thuế cá nhân với nền tảng VNeID. Khi đó, thông tin căn cước/định danh sẽ tự động điền vào hóa đơn điện tử. Mọi dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ được kết nối liên thông qua máy tính tiền, máy POS, phần mềm kế toán để hỗ trợ hộ kinh doanh đi thẳng dữ liệu vào báo cáo thuế.

Phiên hỏi đáp trực tiếp - Ảnh: VGP/Nhật Bắc

Một vấn đề khác là người bán trên nhiều kênh, vậy có thể dùng mỗi kênh một tài khoản ngân hàng để nhận tiền cho đối soát hay phải dùng duy nhất một tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế; và khi nhập hàng hoặc thanh toán các khoản chi kinh doanh có bắt buộc phải chuyển tiền từ đúng tài khoản nhận doanh thu đó hay không.

Bà Lê Thị Chinh, Phó Trưởng ban Nghiệp vụ Thuế, Cục Thuế cho biết hộ kinh doanh không bắt buộc chỉ sử dụng một tài khoản để nhận toàn bộ doanh thu và cũng không bắt buộc phải chi từ đúng tài khoản đã nhận tiền. Tuy nhiên, tất cả tài khoản sử dụng cho hoạt động kinh doanh phải được thông báo (đăng ký) với cơ quan thuế; chứng từ, sổ sách và dữ liệu giao dịch cần được lưu giữ đầy đủ.

Những trao đổi tại hội thảo cho thấy các quy định mới đặt ra yêu cầu cao hơn về minh bạch, nhưng đồng thời cũng mở rộng phương thức hỗ trợ người nộp thuế. Từ giải đáp chính sách, kết nối dữ liệu đến tách bạch dòng tiền, mục tiêu xuyên suốt là giúp hộ và cá nhân kinh doanh hiểu đúng, thực hiện đúng, giảm sai sót và từng bước chuẩn hóa hoạt động trong môi trường kinh doanh số.