Bổ sung quy định lưu trữ hồ sơ giao dịch tài khoản thanh toán, ví điện tử

Theo NHNN, việc ban hành Thông tư nhằm triển khai Quyết định số 948/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Kế hoạch hành động quốc gia thực hiện nghĩa vụ của Chính phủ Việt Nam về trao đổi thông tin theo yêu cầu vì mục đích thuế; đồng thời bổ sung, hoàn thiện các quy định tại Thông tư số 04/2025/TT-NHNN để phù hợp với Luật Lưu trữ và yêu cầu thực tiễn trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng.

Ảnh minh họa. Thiết kế: Hồng Sơn

Thông tư gồm 4 điều và 2 phụ lục. Trong đó, một nội dung đáng chú ý là bổ sung quy định về việc chuyển giao hồ sơ, tài liệu khi tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động. Theo quy định mới, hồ sơ, tài liệu về mở và sử dụng tài khoản thanh toán, ví điện tử cùng các thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền phải được chuyển giao cho NHNN dưới hình thức hồ sơ, tài liệu, dữ liệu điện tử. Các đơn vị có trách nhiệm hoàn thành việc chuyển giao trước thời điểm hết thời hạn hoạt động theo giấy phép hoặc trước khi quyết định thu hồi giấy phép của NHNN có hiệu lực.

Đối với các hồ sơ, tài liệu, dữ liệu được tiếp nhận từ các đơn vị nêu trên, NHNN quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm kể từ thời điểm nhận chuyển giao. Việc cung cấp thông tin từ các hồ sơ này cho cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức khác phải bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Thông tư cũng sửa đổi, bổ sung bảng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng. Trong lĩnh vực thanh toán, ngoài quy định hồ sơ mở, đóng tài khoản thanh toán và ví điện tử của khách hàng được lưu trữ 10 năm, Thông tư bổ sung nhóm "Hồ sơ giao dịch trên tài khoản thanh toán, ví điện tử của khách hàng", bao gồm chứng từ giao dịch, lệnh thanh toán, chứng từ thu, chi. Nhóm hồ sơ này được quy định thời hạn lưu trữ 10 năm, bao gồm cả hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử; thời hạn lưu trữ được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Bên cạnh đó, Thông tư thay thế quy định về thời hạn lưu trữ đối với nhóm hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực phòng, chống rửa tiền. Theo đó, các hồ sơ như báo cáo giao dịch đáng ngờ do NHNN phân tích, chuyển giao, lưu trữ; hồ sơ thiết kế hệ thống công nghệ thông tin; quy trình bảo quản dữ liệu điện tử; báo cáo đánh giá rủi ro; báo cáo kiểm soát, kiểm toán nội bộ; quy định nội bộ về phòng, chống rửa tiền đều có thời hạn lưu trữ 10 năm. Trong khi đó, các thông tin, hồ sơ nhận biết khách hàng, hồ sơ giao dịch của khách hàng, kết quả phân tích đánh giá phục vụ phòng, chống rửa tiền và các báo cáo giao dịch tại đối tượng báo cáo được lưu trữ trong 5 năm, tính từ thời điểm kết thúc giao dịch, đóng tài khoản hoặc chấm dứt quan hệ kinh doanh theo từng trường hợp.