Ngành Văn thư - Lưu trữ: Giai đoạn chuyển đổi mang tính cách mạng

Với văn bản, tài liệu giấy được xác thực bằng chữ ký và con dấu của cá nhân, cơ quan có thẩm quyền là chúng ta có thể yên tâm đưa vào lưu kho 50 năm, 100 năm hoặc vĩnh viễn vẫn đảm bảo tính pháp lý. Nhưng với các file điện tử, theo quy định pháp luật hiện hành, các phương thức xác thực chỉ có giá trị tối đa 5 năm, nghĩa là sau 5 năm tất cả các file điện tử đang làm nếu không được gia hạn hoặc có những giải pháp cho lưu trữ lâu dài, lưu trữ vĩnh viễn thì những file này sẽ trở thành file rác.

“Vì vậy, để chuyển đổi sang hệ thống văn bản điện tử cần có một cơ quan đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và đặc biệt là cơ quan thứ ba với nhiệm vụ định danh, xác thực người dùng thông qua hệ thống chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý khi thực hiện trên môi trường điện tử. Đồng thời cần khẩn trương xây dựng trình Thủ tướng Chính phủ ban hành các dự án hợp phần trong Quyết định 458, đưa ngành Văn thư và Lưu trữ cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước theo đúng mạch của Chính phủ điện tử, tiến tới Chính phủ số, nền kinh tế số trong thời gian ngắn nhất”, ông Tùng nhấn mạnh.

Ảnh minh họa

Phó Viện trưởng Viện Sáng tạo và Chuyển đổi số (VIDTI) Hoàng Nguyên Vân cho biết, để xây dựng kho lưu trữ số tập trung cần đồng thời hoàn thiện 02 vấn đề cốt lõi: khung pháp lý và khung kỹ thuật. Hiện nay, luật lưu trữ và các nghị định, thông tư liên quan còn thiếu và chưa đồng bộ, không theo kịp các nhu cầu về hình thành, quản lý văn bản điện tử trong thực tiễn. Khung kỹ thuật chưa đầy đủ, chưa có quy định khung kiến trúc cho lưu trữ điện tử. Đơn giản như tiêu chuẩn về định dạng file tài liệu đầu ra. Hầu hết các phần mềm ký số, quản lý văn bản điều hành hiện nay đều không quan tâm đến khả năng lưu trữ lâu dài của tài liệu. Các sản phẩm đầu ra đều được lưu dưới dạng PDF, không phải PDF/A theo chuẩn lưu trữ lâu dài.

“Nếu không quy định rõ ràng từ đầu thì trong tương lai việc chuyển đổi sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí. Đặc biệt các quy chuẩn về bảo mật thông tin dữ liệu khi lưu trữ điện tử, khi làm việc trên môi trường mạng, dữ liệu được phân quyền truy cập bảo mật và công nghệ bảo mật chưa được ban hành. Điều này sẽ gây những cản trở lớn khi các hệ thống lưu trữ điện tử quốc gia thực hiện kết nối, chia sẻ theo Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ”, ông Vân khẳng định.

Từ quá trình nghiên cứu và tham khảo mô hình lưu trữ của châu Âu, Mỹ, Viện đề xuất xây dựng Khung kiến trúc lưu trữ số Việt Nam áp dụng mô hình OAIS – ISO 14721:2012 và ISO 14721:2012 cho lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.

Ở phía cung ứng giải pháp, nhiều DN cũng đang đón đầu cơ hội tham gia lưu trữ điện tử này. Như SAVIS hiện có bộ giải pháp all-in-one đầu tiên tại Việt Nam phục vụ số hóa và lưu trữ điện tử mới bao gồm: SAVIS eArchive BOX, SAVIS Signing BOX, SAVIS PKI BOX. Đại diện SAVIS cho biết, các giải pháp được SAVIS trang bị những thiết bị phần mềm và phần cứng đáp ứng đầy đủ các quy định về ký số và chứng thực chữ ký số, lưu trữ điện tử của Việt Nam như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Thông tư 06/2015/TT-BTTTT, Thông tư Thông tư 16/2019/TT-BTTTT… cũng như các tiêu chuẩn châu Âu và Mỹ như eIDAS, ESIGN, CEN/ETSI.

Bộ giải pháp có khả năng tích hợp không giới hạn với các hệ thống thông tin sẵn có của tổ chức qua API, khả năng mở rộng linh hoạt, hỗ trợ các chuẩn ký nâng cao như CAdES, PadES, XadES... cũng như gắn đóng dấu thời gian chuẩn LTV, LTANS cho lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử, cho phép lưu trữ, quản lý tài liệu chất lượng cao từ 10 năm, 20 năm, 50 năm hoặc vĩnh viễn.

Ngoài bộ giải pháp trên, SAVIS cũng ra mắt hệ sinh thái giải pháp số hóa cho tổ chức, doanh nghiệp, phục vụ ký số, quản lý tự động hóa quy trình, định danh, xác thực điện tử phục vụ khối các cơ quan Chính phủ, Tài chính – Ngân hàng, Chứng khoán, Bảo hiểm, Bán lẻ, bao gồm: Giải pháp số hóa toàn diện SigningHub, Phần mềm Hợp đồng điện tử SAVIS e-Contract, Hệ giải pháp xác thực, định danh điện tử Digital-ID: Smart-ID OTP, Smart-ID mSign, Smart eKYC, Smart OCR, Smart Kios.

Công nghệ đang làm thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành, sản xuất trên mọi lĩnh vực và ảnh hưởng đến mọi quốc gia trên toàn cầu. Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã được phê duyệt. Vì vậy, việc nhanh chóng xây dựng, bổ sung hành lang pháp lý về lưu trữ, lưu trữ điện tử, tổ chức triển khai thành công các Nghị định, Quyết định của Nhà nước sẽ là ưu tiên hàng đầu với ngành lưu trữ thời điểm này.