Chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao chứng thực khi làm thủ tục hành chính

Theo Công văn này, Phó Thủ tướng Chính phủ Lê Thành Long yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành phố quán triệt các cơ quan, tổ chức trực thuộc nghiêm túc thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, tổ chức, cá nhân được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ, tài liệu và xuất trình bản chính để đối chiếu (khi nộp hoặc nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính).

Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản chụp giấy tờ, tài liệu so với bản chính, không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực.

Yêu cầu chấn chỉnh việc lạm dụng yêu cầu bản sao chứng thực khi làm thủ tục hành chính

Đồng thời, Phó Thủ tướng yêu cầu các bộ, ngành, địa phương phải kiểm tra việc thực hiện để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp giấy tờ, tài liệu (bao gồm bản sao có chứng thực) không đúng quy định; chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trực thuộc đẩy mạnh triển khai thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tăng cường việc tiếp nhận, sử dụng bản sao điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính; đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền để tổ chức, cá nhân biết, yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.

Phó Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ khẩn trương xây dựng, nâng cấp, kết nối các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo thẩm quyền được giao quản lý với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh để chia sẻ, tái sử dụng dữ liệu trong giải quyết thủ tục hành chính; tiếp tục rà soát các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý có quy định thủ tục hành chính yêu cầu nộp, xuất trình giấy tờ, tài liệu có chứng thực để sửa đổi, bổ sung hoặc kiến nghị sửa đổi, bổ sung theo hướng hạn chế tối đa việc nộp, xuất trình giấy tờ, tài liệu có chứng thực.

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, qua Ứng dụng định danh quốc gia, khai thác hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa, cấp bản điện tử thay thế cho việc yêu cầu nộp bản giấy khi thực hiện thủ tục hành chính.

Theo thông tin từ Bộ Tư pháp, từ nhiều năm trở lại đây, nhiều văn bản yêu cầu tiếp tục cải cách thủ tục hành chính có liên quan đến hạn chế việc sử dụng bản sao có chứng thực đã được ban hành.

Cập nhật về thực trạng sử dụng bản sao có chứng thực, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) hồi tháng 9 năm nay cho biết: Đến nay, về cơ bản, các bộ, ngành đều đã triển khai Chỉ thị số 17/CT-TTg, Nghị định định số 23/2015/NĐ-CP qua công tác xây dựng pháp luật và thực tiễn chỉ đạo thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, cho phép người dân được lựa chọn các phương thức nộp bản sao khi thực hiện thủ tục hành chính, không bắt buộc nộp bản sao có chứng thực.

Theo báo cáo của các bộ, ngành mà Bộ Tư pháp nhận được, hiện chỉ một số ít thủ tục hành chính còn quy định nộp bản sao có chứng thực do yêu cầu quản lý nhà nước hoặc để tạo điều kiện cho một số trường hợp là tổ chức, cá nhân nước ngoài khi thực hiện thủ tục hành chính.

Theo các chuyên gia, tình trạng lạm dụng giấy tờ sao y vẫn còn là bởi một phần do quy định đặt ra, nhưng phần lớn do một số cơ quan vẫn còn lo ngại giấy tờ giả. Dù quy định hiện hành cho phép người dân mang bản chính để đối chiếu nhưng tâm lý sợ sai khiến nhiều nơi vẫn đòi bản sao y cho chắc chắn. Để hạn chế tình trạng này, các cơ quan quản lý nhanh chóng, triển khai mạnh mẽ hơn việc triển khai số hóa dữ liệu và chia sẻ dữ liệu. Trên thực tế, dữ liệu liên thông, công chức chỉ cần nhập mã số bằng cấp, chứng chỉ là sẽ nhận đủ thông tin mà không cần sao y bản chính.