Hà Nội triển khai công tác hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực theo mô hình chính quyền hai cấp

UBND cấp xã đối với việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi sẽ tiến hành khoá sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6.

Công văn nêu rõ việc triển khai thực hiện Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tư pháp, gồm Văn bản số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 và Văn bản số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 liên quan đến phân định thẩm quyền quản lý nhà nước sau khi tổ chức lại chính quyền địa phương.

Về lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố được giao điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, kết nối với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch quốc gia và Cổng Dịch vụ công quốc gia theo các đơn vị hành chính cấp xã mới, bảo đảm việc thực hiện thủ tục trực tuyến của người dân không bị gián đoạn.

Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, xử lý các vướng mắc phát sinh; rà soát, khóa hoặc xóa tài khoản trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch của công chức đã chuyển công tác hoặc thôi việc; cấp mới tài khoản cho công chức tại các đơn vị hành chính cấp xã mới.

Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tư pháp rà soát đội ngũ công chức tư pháp; chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tiếp nhận các sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi từ UBND cấp huyện.

Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Văn phòng UBND thành phố bảo đảm nguồn lực, hạ tầng công nghệ thông tin và đường truyền để tổ chức họp trực tuyến giữa Sở Tư pháp và 126 UBND cấp xã mới, bảo đảm thông suốt, ổn định và an toàn thông tin.

UBND cấp huyện có trách nhiệm rà soát, thống kê, bàn giao và lưu trữ các sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi, bao gồm cả hồ sơ có yếu tố nước ngoài. Đồng thời, khóa các sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6/2025.

UBND cấp xã thực hiện việc lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi; khóa các sổ đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6/2025. Ngày 01/7/2025, UBND cấp xã mới mở sổ hộ tịch, sổ nuôi con nuôi mới (quyển số 01) và bắt đầu ghi số thứ tự từ số 01. Trường hợp một đơn vị hành chính cấp xã cũ được chia tách để nhập vào nhiều đơn vị mới, UBND xã cũ có trách nhiệm thống kê, sắp xếp toàn bộ hồ sơ để bàn giao, lưu trữ tại đơn vị mới có phần diện tích và dân số lớn nhất.

Trong việc xác minh tình trạng hôn nhân, nếu người yêu cầu từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính cũ, thì đơn vị nhận bàn giao sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời xác minh.

Lộ trình bàn giao hồ sơ, sổ sách như sau: trước ngày 20/6/2025, hoàn thành việc bàn giao sổ hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực từ năm 2024 trở về trước; vào 17h00 ngày 30/6/2025, bàn giao hồ sơ của năm 2025. Việc giao nhận phải được lập biên bản, đơn vị nhận có trách nhiệm quản lý, lưu trữ và công khai thông tin để người dân tiện liên hệ khi có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính.

Về lĩnh vực chứng thực, Phòng Tư pháp cấp huyện bàn giao hồ sơ, sổ chứng thực, giấy tờ và văn bản đã chứng thực từ năm 2024 trở về trước cho UBND cấp xã (mới) nơi đặt trụ sở cũ, hoàn thành trước ngày 20/6/2025; bàn giao hồ sơ năm 2025 vào 17h00 ngày 30/6/2025. UBND cấp xã cũng thực hiện bàn giao cho đơn vị mới theo mốc thời gian tương ứng.