Không gian làm việc chung: Tận dụng số hóa để tối ưu trải nghiệm và hiệu suất

Bước tiến tất yếu sau đại dịch

Trước đại dịch COVID-19, coworking space chủ yếu là lựa chọn tiết kiệm cho freelancer, startup hoặc các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, sự bùng phát của dịch bệnh đã khiến thói quen làm việc thay đổi mạnh mẽ, từ cố định sang linh hoạt, từ trực tuyến (offline) sang kết hợp (hybrid), từ giấy tờ sang nền tảng số. Để thích ứng, các nhà vận hành coworking space buộc phải số hóa toàn bộ mô hình nhằm đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao của người dùng.

Không gian làm việc chung không còn là nơi chỉ cung cấp chỗ ngồi và wifi

Theo ông Trần Ngọc Đức, Giám đốc điều hành một hệ thống coworking space tại TP. Hồ Chí Minh, không gian làm việc chung không còn là nơi chỉ cung cấp chỗ ngồi và wifi. Trong thời đại số, chúng tôi coi đó là một sản phẩm dịch vụ số, trong đó mọi hành vi người dùng đều có thể được ghi nhận, phân tích và cá nhân hóa. Việc đầu tư vào phần mềm quản lý tích hợp đã giúp đơn vị của chúng tôi giảm hơn 30% chi phí nhân sự trong vận hành, đồng thời cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng thông qua ứng dụng di động, nơi người dùng có thể đặt chỗ, thanh toán, yêu cầu hỗ trợ và theo dõi thông tin sự kiện theo thời gian thực.

Nhiều không gian làm việc chung hiện nay đã tích hợp Internet vạn vật (IoT) vào hệ thống quản lý tòa nhà để tự động hóa các tiện ích như đèn chiếu sáng, điều hòa, kiểm soát ra vào và giám sát an ninh. Các cảm biến thông minh cho phép đo chất lượng không khí, ánh sáng và tiếng ồn, từ đó điều chỉnh môi trường làm việc phù hợp với từng thời điểm trong ngày.

Ở mức độ cao hơn, một số đơn vị bắt đầu áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích hành vi người dùng. Dựa trên dữ liệu sử dụng phòng họp, thời gian làm việc, lịch sử đăng ký sự kiện…, hệ thống có thể đưa ra đề xuất về chỗ ngồi, khung giờ làm việc hiệu quả, hoặc thậm chí kết nối người dùng với cộng đồng có cùng sở thích nghề nghiệp.

Ông Nguyễn Minh Huy, Trưởng bộ phận công nghệ của một startup về không gian làm việc tại Hà Nội cho biết, chúng tôi phát triển một hệ thống AI gợi ý cộng sự phù hợp cho dự án dựa trên kỹ năng và lịch sử làm việc của các thành viên trong cộng đồng. Đây là cách để không gian làm việc chung không chỉ là nơi làm việc mà còn là nơi kết nối và sáng tạo của từng thành viên.

Đối với người tiêu dùng, đặc biệt là giới trẻ và dân văn phòng ưa linh hoạt, việc không gian làm việc được số hóa toàn diện mang lại nhiều lợi ích.

Sự cá nhân hóa cũng là điểm cộng lớn của mô hình này

Anh Lê Mạnh Hùng, chuyên viên marketing đang làm việc tại một coworking space Hà Nội chia sẻ, chỉ cần một ứng dụng trên điện thoại, tôi có thể kiểm tra chỗ ngồi trống, đặt phòng họp, thanh toán qua ví điện tử, hoặc đăng ký tham gia workshop rất tiện. Trước đây phải hỏi lễ tân thì nay mọi thứ diễn ra trong vài giây.

Sự cá nhân hóa cũng là điểm cộng lớn. Một số nền tảng cho phép người dùng chọn không gian theo phong cách như khu yên tĩnh, khu sáng tạo, khu giao tiếp để phù hợp với trạng thái làm việc trong ngày. Một số khác còn đưa ra báo cáo tuần về thời gian làm việc, gợi ý cải thiện hiệu suất hoặc thói quen nghỉ ngơi khoa học.

Theo khảo sát của CBRE Việt Nam năm 2024, có đến 68% người dùng đánh giá “rất hài lòng” với trải nghiệm số tại các không gian làm việc chung có tích hợp công nghệ, trong khi chỉ 41% hài lòng ở các mô hình truyền thống. Đây là tín hiệu cho thấy số hóa không chỉ là giá trị gia tăng mà đang trở thành yếu tố bắt buộc để giữ chân khách hàng.

Số hóa là điều kiện sống còn cho mô hình coworking

Không chỉ tối ưu trải nghiệm người dùng, việc ứng dụng công nghệ còn giúp đơn vị vận hành coworking giảm chi phí, quản lý dữ liệu tập trung và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. Khi hệ thống đã được số hóa, một chi nhánh mới có thể được triển khai nhanh chóng dựa trên các quy trình có sẵn, giúp doanh nghiệp phát triển linh hoạt trước biến động thị trường.

Việc ứng dụng công nghệ còn giúp đơn vị vận hành coworking giảm chi phí và tối ưu trải nghiệm người dùng

Chuyên gia đổi mới sáng tạo Nguyễn Việt Dũng nhận định, với mô hình coworking, công nghệ chính là nền móng. Nếu không đầu tư nghiêm túc cho số hóa, mô hình này sẽ sớm lạc hậu trước nhu cầu linh hoạt, tiện lợi và trải nghiệm cao cấp của người dùng thế hệ mới.

Trong tương lai, các không gian làm việc chung được kỳ vọng sẽ trở thành một phần của đô thị thông minh, nơi dữ liệu, kết nối và cộng đồng tương tác trong một hệ sinh thái số toàn diện. Khi đó, số hóa không còn là công cụ, mà là bản sắc cốt lõi của mô hình coworking thời đại mới.

Sự số hóa toàn diện của không gian làm việc chung không chỉ mở rộng giới hạn của một “văn phòng truyền thống”, mà còn tạo ra môi trường làm việc năng động, thông minh và kết nối. Trong bối cảnh nền kinh tế số bùng nổ, mô hình coworking hiện đại đang chứng minh nơi làm việc lý tưởng không nhất thiết phải cố định mà phải linh hoạt, tiện ích và được dẫn dắt bởi công nghệ.