CEO Instagram: Giảm họp là cách trực tiếp để tăng năng suất lao động

Giám đốc điều hành Instagram Adam Mosseri cho rằng các cuộc họp đang chiếm dụng quá nhiều thời gian làm việc nhưng không mang lại hiệu quả tương xứng, từ đó làm chậm tiến độ và suy giảm năng suất lao động trong tổ chức.

Trong bản ghi nhớ gửi nhân viên gần đây, bên cạnh yêu cầu quay trở lại làm việc toàn thời gian tại văn phòng từ đầu năm 2026, ông Mosseri đặc biệt nhấn mạnh đến việc rà soát và cắt giảm các cuộc họp không thực sự cần thiết. Theo CEO Instagram, tình trạng họp hành dày đặc nhưng kém hiệu quả đang trở thành một rào cản lớn đối với năng suất làm việc.

“Chúng ta đang dành quá nhiều thời gian cho những cuộc họp không mang lại giá trị tương xứng và điều đó khiến công việc bị chậm lại”, Mosseri viết.

Giám đốc điều hành Instagram Adam Mosseri cho rằng việc cắt giảm các cuộc họp không hiệu quả là yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất lao động

Ông đề xuất mỗi cá nhân chỉ nên duy trì các cuộc trao đổi định kỳ với tần suất hợp lý, đồng thời chủ động từ chối những cuộc họp trùng với khung thời gian đã được dành cho công việc cần sự tập trung cao. Đáng chú ý, ông khuyến nghị cứ mỗi sáu tháng, toàn bộ các cuộc họp lặp lại nên được hủy bỏ và chỉ khôi phục những cuộc họp thực sự chứng minh được sự cần thiết.

Theo các chuyên gia quản trị, quan điểm này phản ánh đúng thực trạng tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, nơi lịch họp dày đặc đang trở thành lực cản đối với hiệu quả lao động.

Steven Rogelberg, Giáo sư danh dự tại Đại học UNC Charlotte và là tác giả của nhiều nghiên cứu về tổ chức và hành vi quản lý, cho rằng bản thân các cuộc họp không phải là vấn đề. Nếu được tổ chức hiệu quả, các cuộc họp có thể giúp cải thiện khả năng phối hợp, tăng sự tham gia của nhân viên và hỗ trợ ra quyết định. “Vấn đề nằm ở những cuộc họp lãng phí thời gian, không rõ mục tiêu hoặc được tổ chức kém”, ông nói.

Theo Rogelberg, các cuộc họp kém hiệu quả thường kéo dài quá lâu, có quy mô không phù hợp hoặc bị chi phối bởi người tổ chức. Ngay cả với những cuộc họp được xem là thành công, việc lạm dụng cũng dễ dẫn đến cảm giác kiệt sức, đặc biệt với những ngành nghề đòi hỏi tư duy chuyên sâu.

Họp hành kéo dài và thiếu trọng tâm được cho là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả làm việc

Từ góc độ quản trị nhân sự, Laura Vanderkam – chuyên gia về quản lý thời gian – nhận định rằng với nhiều người lao động, họp hành không phải là hoạt động tạo ra giá trị trực tiếp. “Các cuộc họp chỉ là công cụ để hoàn thành công việc, chứ không phải bản thân công việc”, bà nói.

Thay vì áp đặt từ trên xuống, Rogelberg cho rằng các doanh nghiệp nên áp dụng cách tiếp cận linh hoạt hơn, phù hợp với từng nhóm làm việc. Ông gợi ý lãnh đạo nên dành thời gian cùng nhân viên rà soát lại toàn bộ lịch họp định kỳ, thảo luận xem cuộc họp nào thực sự cần thiết và nên cải thiện ra sao.

Thực tế, một số doanh nghiệp lớn đã triển khai các biện pháp mạnh tay nhằm tinh gọn lịch họp. Năm 2023, Shopify từng triển khai chiến dịch “dọn dẹp lịch làm việc”, qua đó cắt giảm hàng loạt cuộc họp không cần thiết. Theo lãnh đạo Shopify, động thái này giúp giải phóng hơn 300.000 giờ làm việc mỗi năm và giúp nhân viên hoàn thành nhiều hơn khoảng 25% số dự án.

Một số công ty công nghệ khác như Pinterest, Atlassian hay Asana cũng thử nghiệm mô hình “ngày không họp” để nhân viên tập trung vào công việc chuyên môn. Pinterest cho biết sau hơn ba tháng áp dụng lịch không họp cố định trong tuần với nhóm kỹ thuật sản phẩm, gần 92% nhân viên cảm nhận năng suất làm việc được cải thiện.

Dù vậy, tình trạng quá tải họp hành vẫn phổ biến, đặc biệt trong các tổ chức có quy mô lớn. Các chuyên gia cho rằng mỗi cuộc họp chỉ nên được tổ chức khi có mục tiêu rõ ràng và sự tham gia của từng cá nhân là thực sự cần thiết.

Bên cạnh việc cắt giảm số lượng cuộc họp, CEO Instagram cũng khuyến khích nhân viên bảo vệ “khung giờ tập trung” cho các công việc đòi hỏi tư duy sâu. Báo cáo của Microsoft cho thấy phần lớn các cuộc họp thường rơi vào khung giờ 9–11h sáng và 13–15h chiều, vốn là thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày của nhiều người.

Cal Newport, giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và tác giả của nhiều cuốn sách về năng suất, cho rằng quá nhiều cuộc họp khiến nhân viên không còn đủ khoảng thời gian liền mạch để xử lý những vấn đề phức tạp. Ông khuyến nghị mỗi người nên chủ động lên lịch cho cả các nhiệm vụ cần sự tập trung cao độ, coi đó là phần quan trọng nhất trong tuần làm việc.

Trong thời gian tập trung, Newport khuyên nên tắt thông báo, hạn chế email và các kênh gây xao nhãng khác. Theo ông, não bộ cần một khoảng thời gian đủ dài để đạt trạng thái tập trung sâu, và việc liên tục bị gián đoạn sẽ làm giảm đáng kể hiệu quả công việc.

“Bộ não của bạn thường hoạt động tốt hơn vào buổi sáng, khi chưa bị bào mòn bởi hàng loạt cuộc họp và yêu cầu trong ngày”, Newport nói, đồng thời gợi ý mỗi phiên làm việc chuyên sâu nên kéo dài từ 60 đến 90 phút.

Trong trường hợp không thể tuân thủ đúng kế hoạch đã đề ra, ông cho rằng điều quan trọng là nhanh chóng điều chỉnh lại phần thời gian còn lại, thay vì để lịch làm việc bị chi phối bởi các cuộc họp nối tiếp nhau.