Đóng mã số thuế sao cho an toàn không phát sinh tiền chậm nộp?

Thạc sĩ, Luật sư Võ Mộng Thu - Phó Giám đốc Công ty Luật TNHH LCP.

Xin bà cho biết, khi doanh nghiệp kinh doanh thua lỗ buộc phải “đóng cửa”, ngừng hoạt động trên thực tế sẽ phải thực hiện các thủ tục ra sao để tuân thủ đúng pháp luật thuế hiện hành?

Do bối cảnh kinh tế nhiều thay đổi, kinh doanh khó khăn, nhiều doanh nghiệp hoạt động thua lỗ, buộc phải chấm dứt hoạt động, song khi “đóng cửa” không ít doanh nghiệp lại nhầm lẫn giữa việc ngừng kinh doanh trên thực tế với việc tạm ngừng kinh doanh theo quy định pháp luật.

Thực tế, khi kinh doanh không đem lại lợi nhuận, thậm chí thua lỗ kéo dài, doanh nghiệp thường có xu hướng “tự ý” đóng cửa, ngừng giao dịch, không hoạt động kinh doanh và không phát sinh doanh thu nên chủ doanh nghiệp cho rằng doanh nghiệp đã “ngừng hoạt động”.

Tuy nhiên, nếu chưa thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng đúng theo quy định đến cơ quan đăng ký kinh doanh thì về mặt pháp lý doanh nghiệp vẫn tiếp tục được xem như đang hoạt động bình thường. Vì vậy, đối với những trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp lệ phí môn bài và các nghĩa vụ tài chính khác.

Việc nhầm lẫn giữa “tạm ngừng kinh doanh hợp pháp” và “ngừng kinh doanh trên thực tế” thường đi kèm hệ quả là doanh nghiệp không thực hiện các nghĩa vụ thuế đúng hạn, dẫn đến phát sinh tiền chậm nộp hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Đến khi có nhu cầu giải thể, doanh nghiệp thường phải đồng thời xử lý ba vấn đề: khôi phục những hồ sơ thuế đã thất lạc, quyết toán nghĩa vụ với cơ quan thuế và thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Theo khoản 5 Điều 16 Thông tư số 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, đối với người nộp thuế đã bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhưng có hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, cơ quan thuế thực hiện xử lý trạng thái đăng ký thuế và xác định các nghĩa vụ còn tồn tại để giải quyết theo quy định. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có nhu cầu giải thể không nên mặc nhiên hiểu rằng phải khôi phục mã số thuế về trạng thái đang hoạt động kinh doanh rồi mới được thực hiện thủ tục đóng mã số thuế. Việc xử lý phải căn cứ vào mục đích thực tế của doanh nghiệp là tiếp tục hoạt động hay chấm dứt hoạt động.

Vậy, khi ngưng hoạt động trong thời gian dài, bị mất chứng từ, hoá đơn… doanh nghiệp cần làm gì để có thể chấm dứt hiệu lực mã số thuế?

Đối với trường hợp những doanh nghiệp ngưng hoạt động trong thời gian dài, đã mất sổ sách, hóa đơn, chứng từ, vấn đề trọng tâm không phải là cố gắng phục dựng nguyên trạng toàn bộ hệ thống kế toán của nhiều năm trước bằng mọi giá, mà là xác định chính xác những nghĩa vụ nào còn phải giải quyết để chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Trước hết, doanh nghiệp cần làm việc với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác định các kỳ khai thuế còn thiếu, tình trạng sử dụng hóa đơn, số tiền thuế và các khoản thu ngân sách còn phải nộp, cũng như các hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn đang cần xử lý. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp mới xác định phạm vi hồ sơ cần khôi phục.

Nguồn dữ liệu có thể được sử dụng để đối chiếu không chỉ giới hạn ở chứng từ giấy mà doanh nghiệp đang giữ. Doanh nghiệp có thể khai thác lại dữ liệu khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, sao kê và chứng từ ngân hàng, dữ liệu từ đơn vị kế toán trước đây, khách hàng, nhà cung cấp hoặc dữ liệu hải quan nếu có hoạt động xuất nhập khẩu.

Đối với khoản nghĩa vụ về thuế đã quá thời hạn nộp, tiền chậm nộp được xác định theo pháp luật quản lý thuế và về nguyên tắc có thể tiếp tục phát sinh cho đến khi nghĩa vụ tương ứng được thực hiện, trừ trường hợp thuộc diện pháp luật có quy định khác. Vì vậy, nếu qua đối chiếu đã xác định chính xác một khoản thuế phải nộp, doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện nghĩa vụ này sớm thay vì chờ hoàn tất toàn bộ hồ sơ giải thể rồi mới thực hiện nghĩa vụ thuế.

Thực tế hiện nay, phần lớn doanh nghiệp khi đóng cửa do làm ăn thua lỗ kéo dài, cạn kiệt nguồn lực nên khó có thể thực hiện nghĩa vụ thuế. Đối với những trường hợp này liệu có giải pháp nào để hỗ trợ doanh nghiệp?

Đây là vấn đề thực tế đặt ra cần được cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện các chế định pháp luật. Bởi rõ ràng, nhiều doanh nghiệp ngừng hoạt động chính vì kinh doanh thua lỗ, đã cạn kiệt nguồn lực tài chính, trong khi để chính thức rút khỏi thị trường lại phải xử lý hồ sơ và nghĩa vụ thuế tích tụ qua nhiều năm dẫn đến “gánh nặng” tài chính khó hoàn thành được.

Do đó, bên cạnh trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc chủ động kê khai, thanh toán nghĩa vụ và thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, cần tiếp tục có hướng dẫn và cơ chế xử lý thống nhất, phù hợp hơn đối với nhóm doanh nghiệp này, trên nguyên tắc vừa bảo đảm thu đúng, xử lý đúng các nghĩa vụ thực tế phát sinh, vừa tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể rút lui khỏi thị trường theo đúng quy định pháp luật.

Việc xử lý càng sớm và đúng trình tự càng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hồ sơ tiếp tục tồn đọng, đồng thời giảm nguy cơ các khoản tiền chậm nộp liên quan đến nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành tiếp tục gia tăng trong thời gian doanh nghiệp chờ giải thể.

Xin cảm ơn bà!