Tự động hóa quy trình để giải phóng năng lực con người

Điều đáng suy nghĩ là đây không phải trường hợp cá biệt. Rất nhiều doanh nghiệp đang sở hữu những con người có năng lực nhưng lại sử dụng phần lớn thời gian của họ cho những công việc mà máy móc hoặc hệ thống hoàn toàn có thể hỗ trợ. Và đó là lúc tôi nhận ra rằng giá trị lớn nhất của tự động hóa không nằm ở công nghệ mà nằm ở việc trả lại thời gian cho con người để họ tập trung vào những việc tạo ra giá trị cao hơn.

Doanh nghiệp thường đánh giá thấp chi phí của công việc thủ công

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), những công việc như nhập liệu, đối chiếu thông tin, gửi báo cáo hay cập nhật trạng thái công việc thường được xem là chuyện bình thường vì mỗi việc chỉ mất vài phút nên ít ai cảm thấy đó là vấn đề lớn. Nhưng khi cộng lại trên quy mô cả doanh nghiệp, con số này không hề nhỏ.

Tôi có hỗ trợ một doanh nghiệp rà soát quy trình vận hành. Chỉ riêng việc tổng hợp báo cáo từ các bộ phận đã tiêu tốn hơn ba mươi giờ làm việc mỗi tuần. Điều đáng nói là sau khi báo cáo được gửi lên, nhiều số liệu vẫn phải kiểm tra lại vì sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công.

Nhìn từ bên ngoài, doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường. Nhưng bên trong là rất nhiều thời gian, công sức và chi phí đang bị tiêu hao một cách âm thầm. Đó là lý do tôi thường chia sẻ với các chủ doanh nghiệp rằng chi phí lớn nhất của công việc thủ công không nằm ở tiền lương mà nằm ở cơ hội bị bỏ lỡ.

Khi nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các thao tác lặp lại, họ sẽ có ít thời gian hơn để sáng tạo, cải tiến hoặc chăm sóc khách hàng.

Khi những công việc lặp lại được giao cho hệ thống, con người sẽ có thêm không gian để làm những điều mà công nghệ khó có thể thay thế. Và đó mới là giá trị lớn nhất của tự động hóa.

Tự động hóa không phải để thay thế con người

Một trong những lo lắng phổ biến khi nhắc đến tự động hóa là nhân viên sợ mất việc. Thực tế, qua nhiều năm quan sát, tôi thấy phần lớn doanh nghiệp thành công không dùng công nghệ để thay thế con người mà để nâng cao giá trị của con người.

Ví dụ, một phần mềm có thể tự động gửi báo cáo mỗi ngày nhưng việc phân tích báo cáo để tìm ra cơ hội kinh doanh vẫn cần tư duy của người quản lý. Một hệ thống có thể tự động trả lời những câu hỏi cơ bản của khách hàng nhưng để xử lý những tình huống phức tạp hoặc xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng vẫn cần sự tinh tế của con người.

Như vậy, công nghệ nên đảm nhận những công việc lặp lại và có tính quy trình cao còn con người nên tập trung vào những việc đòi hỏi tư duy, sáng tạo, cảm xúc và khả năng ra quyết định. Đó mới là sự kết hợp tạo ra giá trị bền vững.

Bắt đầu từ những việc nhỏ nhưng tác động lớn

Một sai lầm mà nhiều SME mắc phải là nghĩ rằng tự động hóa đồng nghĩa với những dự án công nghệ lớn và tốn kém. Vì suy nghĩ đó nên nhiều doanh nghiệp trì hoãn việc thay đổi.

Thực tế, những hiệu quả rõ rệt nhất thường đến từ những cải tiến rất nhỏ. Có doanh nghiệp chỉ cần tự động hóa việc theo dõi đơn hàng đã giảm đáng kể sai sót. Có doanh nghiệp xây dựng hệ thống nhắc việc tự động giúp hạn chế tình trạng quên tiến độ. Cũng có doanh nghiệp chỉ cần đồng bộ dữ liệu khách hàng về một nơi đã tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tuần.

Điều quan trọng không phải bắt đầu bằng công nghệ hiện đại nhất mà là xác định đâu là những công việc đang tiêu tốn nhiều thời gian nhất để ưu tiên cải tiến trước. Tự động hóa không phải mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng là giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn và tạo ra nhiều giá trị hơn.

Trong một thế giới mà công nghệ ngày càng phát triển, lợi thế cạnh tranh không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu phần mềm hay bao nhiêu công cụ mới. Lợi thế nằm ở cách doanh nghiệp sử dụng công nghệ để giải phóng năng lực con người. Bởi suy cho cùng, máy móc có thể xử lý dữ liệu nhanh hơn, nhưng chính con người mới là người tạo ra ý tưởng, xây dựng niềm tin với khách hàng và dẫn dắt doanh nghiệp phát triển.

Khi những công việc lặp lại được giao cho hệ thống, con người sẽ có thêm không gian để làm những điều mà công nghệ khó có thể thay thế. Và đó mới là giá trị lớn nhất của tự động hóa.