Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết giảm mạnh chi phí

Đặc biệt, trước làn sóng mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, hợp đồng điện tử là “mảnh ghép” không thể thiếu cho quá trình chuyển đổi số, thúc đẩy nhanh tiến trình xây dựng doanh nghiệp số để bắt kịp xu thế của thời đại.

Trưởng bộ phận thu mua tổng hợp CTCP Chăn nuôi CP Việt Nam, thành viên của CP Thái Lan, Trương Minh Phát cho biết, việc vận hành hợp đồng điện tử từ tháng 11/2022 đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm 70% thời gian và 67% chi phí so với việc sử dụng hợp đồng giấy.

Nếu như trước đây để hoàn thiện hồ sơ và ký hợp đồng với nhà cung cấp, CP Việt Nam phải mất 20 ngày, thì nay chỉ còn 10 phút. Như vậy với hơn 4.000 hợp đồng điện tử ký trong 2 tháng qua, CP Việt Nam đã tiết kiệm được không ít chi phí cơ hội và nhân lực.

Hiện CP Việt Nam đã ký trên 85% số lượng hợp đồng mua hàng với đối tác trong nước bằng hợp đồng điện tử và đang hướng đến mục tiêu sử dụng hợp đồng điện tử 100%.

Ảnh minh họa.

Giám đốc Trung tâm Dịch vụ điện tử FPT IS Lê Thanh Bắc chia sẻ, việc cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử của công ty cũng đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp FDI nâng cao hiệu quả hoạt động đặc biệt trong bối cảnh dịch Covid-19 vừa qua. Như Samsung, việc ứng dụng phần mềm FPT.eContract để thay thế việc ký hợp đồng theo hình thức giấy tờ đã tăng hiệu suất lên 1,5 lần, giảm thiểu 90% chi phí nguồn lực. Đặc biệt, với quy trình sử dụng hợp đồng được tối ưu hóa ở tất cả các bước, thời gian ký hợp đồng điện tử giờ chỉ còn 2 phút.

Với Unilever, khi Covid-19 xuất hiện, Unilever Việt Nam đã chuyển dịch mô hình làm việc từ offline sang online, song cũng gặp không ít khó khăn khi không ký được hợp đồng với các nhà cung cấp, đại lý...; Không ký được giấy tờ kiểm tra, kiểm kê hàng hóa, đối soát nội bộ; Quy trình ký phức tạp theo nhiều cấp phê duyệt. Chính vì vậy Unilever đã đề xuất giải pháp tất cả các bên thực hiện ký điện tử trên một nền tảng duy nhất; Toàn bộ quá trình phê duyệt thực hiện Online; Ký số toàn diện lên tất cả các loại tài liệu, hợp đồng.

Kết quả là quá trình làm việc trong giai đoạn Covid-19 hầu như không bị ảnh hưởng, đảm bảo việc kinh doanh không bị gián đoạn. Toàn bộ hợp đồng, tài liệu được thực hiện ký trực tuyến. Thời gian ký kết hợp đồng với khách hàng giảm từ 5 ngày xuống còn dưới 1 ngày. Đến nay, 20.000 hợp đồng, tài liệu đã được ký thành công trên hệ thống.

Những câu chuyện thực tế trên cho thấy lợi ích rõ nét từ việc ứng dụng hợp đồng điện tử vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Ông Lê Đức Anh, Giám đốc Trung tâm Tin học, Công nghệ số, Cục Thương mại Điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương cho biết, việc áp dụng hợp đồng điện tử không chỉ là yêu cầu tất yếu trong bối cảnh doanh nghiệp muốn thâm nhập thương mại số nói riêng mà còn giúp các doanh nghiệp tận dụng tốt cơ hội từ các hiệp định thương mại song phương, đa phương, đặc biệt là các FTA thế hệ mới, khi chứng thực điện tử là một trong những nội dung cam kết triển khai.

Chia sẻ tại hội thảo Webinar hợp đồng điện tử: Ký kết đối tác nước ngoài và doanh nghiệp FDI do FPT vừa tổ chức, các chuyên gia khuyến nghị, doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp FDI tại Việt Nam nên sử dụng hợp đồng điện tử có chứng thực CeCa và Bộ Công Thương thay vì hiện nhiều doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử không có chứng thực như trước đây.

Bởi việc vận hành Trục phát triển hợp đồng điện tử quốc gia (CeCA.gov.vn) cùng việc cấp phép cho 5 tổ chức cung cấp chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA) giúp cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, các bên thứ 3 có một cơ quan trung gian đủ tin cậy để giải quyết các vấn đề phát sinh khi thực hiện giao kết, hợp đồng dưới dạng điện tử.

Đặc biệt, hợp đồng điện tử đảm bảo toàn vẹn dữ liệu trong mọi tình huống và môi trường có giá trị trong mọi thời điểm như hợp đồng truyền thống với chữ ký số và chứng thực của các CeCA. Còn với hợp đồng điện tử không có chứng thực rủi ro cao khi có khả năng làm giả trong môi trường máy tính cá nhân hoặc thay đổi các nội dung hợp đồng sau ký, khả năng tra cứu và lưu trữ trên 10 năm không được đảm bảo... vì vậy, không có khả năng hỗ trợ giải quyết tranh chấp khi phát sinh.

Bên cạnh đó, các chuyên gia công nghệ cũng ra những vấn đề mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hợp đồng điện tử xuyên biên giới.

Đặc biệt, với hợp đồng điện tử ký kết với các doanh nghiệp nước ngoài có trụ sở ở nước ngoài, sử dụng hợp đồng điện tử do đối tác cung cấp hoặc các nhà sản xuất hợp đồng điện tử nước ngoài khi phát sinh tranh chấp có thể gặp bất lợi vì doanh nghiệp nước ngoài thường hướng tới việc áp luật pháp nước sở tại của họ.

Việc chứng thực hợp đồng điện tử xuyên biên giới hiện cũng gặp khó khăn trong việc công nhận chữ ký số hai bên và xác minh danh tính chủ thể ký kết.

"Đây là vấn đề giải quyết không phải một sớm một chiều", ông Anh cho biết.

Hiện Bộ Công Thương đang thí điểm phối hợp với AmCham kết nối các CeCA Việt Nam và Mỹ hướng tới công nhận chéo và ký kết hai bên để cấp phép chứng thực điện tử liên thông để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

Về vướng mắc công chứng các hợp đồng điện tử, ông Anh cho biết Bộ Công Thương đang làm việc với Bộ Tư pháp hình thành trục công chứng hợp đồng điện tử, với chữ ký điện tử của công chứng viên.

Tuy nhiên, câu chuyện chuyển hợp đồng điện tử thành hợp đồng giấy có dấu đỏ mà nhiều doanh nghiệp mong muốn thì chưa làm được. Những vấn đề này cũng đặt ra bài toán cần sớm hoàn thiện hành lang pháp lý cho hợp đồng điện tử, cũng như tạo sự cạnh tranh lành mạnh cho thị trường này để hỗ trợ doanh nghiệp thuận lợi hóa hoạt động sản xuất kinh doanh.