Lưu trữ hồ sơ 4.0 - giải pháp thông minh của doanh nghiệp thời đại số

Ngành Văn thư - Lưu trữ: Giai đoạn chuyển đổi mang tính cách mạng

Cách mạng công nghiệp 4.0 với cốt lõi là công nghệ số đang tác động, thúc đẩy và chuyển dịch cách thức hoạt động từ truyền thống sang tự động hóa ở mọi ngành, mọi lĩnh vực.

Lễ ký kết hợp tác giữa ALS và FSI đã diễn ra thành công

Trải qua hơn hai năm đại dịch, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang không ngừng đổi mới cách thức vận hành, trong đó mô hình hoạt động của văn phòng ngày càng trở nên linh hoạt hơn. Với những ngành nghề như tài chính - ngân hàng, bảo hiểm, lượng tài liệu nhiều cùng việc truy xuất với cường độ lớn thì giải pháp văn phòng di động là một thách thức.

Tổng Giám đốc TPBank, ông Nguyễn Hưng cho biết, TPBank hiện đang là một trong những ngân hàng tiên phong đẩy mạnh chuyển đổi số. Khối lượng hồ sơ, chứng từ lớn đang lưu trữ tại các chi nhánh dần trở thành vấn đề đáng quan ngại. Dù đã tính đến việc xây dựng và duy trì kho bãi, nhưng chi phí duy trì cao, cộng thêm không đảm bảo được quy trình, chất lượng, khả năng truy xuất các hồ sơ, tài liệu đã thôi thúc chúng tôi phải tìm một phương án phù hợp hơn.

Dưới góc nhìn nhóm ngân hàng, TS. Cấn Văn Lực, chuyên gia kinh tế trưởng BIDV nhìn nhận, mỗi ngân hàng cần phải sớm xây dựng được văn hoá quản trị dữ liệu, có sự chủ động và có chiến lược bài bản từ việc quy hoạch lưu trữ hồ sơ, chứng từ vật lý cho đến quản trị dữ liệu điện tử, thông qua thiết lập kết nối thông tin giữa hệ thống kho lưu trữ vật lý và kho dữ liệu điện tử để nhanh chóng tìm kiếm và khai thác thông tin.

Một trong những cách thức để giải bài toán khó này là tìm đơn vị cung cấp giải pháp tổng thể để lưu trữ và số hoá quản lý hồ sơ, tài liệu với phần mềm tra cứu hiện đại, chuyên nghiệp.

Giải pháp lưu trữ hồ sơ, chứng từ vật lý và số hóa tài liệu là điều mà các doanh nghiệp cần hiện nay

Các tính toán về chi phí cũng như đầu tư nhân sự giữa 2 phương án tự lưu trữ và thuê ngoài cho thấy, hàng năm doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản đầu tư không nhỏ để thuê mặt bằng văn phòng và kho tài liệu, thuê nhân sự quản lý. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ yên tâm về chất lượng bảo quản và bảo mật, tăng khả năng tra cứu dữ liệu nhanh chóng, từ đó tối ưu quá trình vận hành, hoạt động của doanh nghiệp.

Đặc biệt, việc chuyển đổi từ kho cũ của công ty sang kho thuê sẽ đơn giản nhẹ nhàng nhờ giải pháp và tư vấn hỗ trợ của công ty chuyên nghiệp. Văn phòng giờ đây có thể di động bất cứ nơi nào mà doanh nghiệp vẫn có thể làm việc với năng suất và chất lượng cao. Đó thực sự là một khoản đầu tư thông minh dành cho các doanh nghiệp.

Nắm bắt được nhu cầu của thị trường, Công ty Cổ phần Logistics Hàng không (ALS) và Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI (FSI) vừa ký kết thỏa thuận hợp tác và ra mắt giải pháp toàn diện về lưu trữ vật lý kết hợp số hóa tài liệu.

Đối tượng khách hàng mà giải pháp hướng tới là các đơn vị đang phải đang phải dành nhiều không gian diện tích để lưu trữ tài liệu; các đơn vị muốn cắt giảm chi phí (ước tính 30-50% chi phí); các đơn vị có nhu cầu quản lý và tra cứu tài liệu nhanh chóng, hiệu quả trong xu hướng chuyển đổi số.

Cụ thể, đối với giải pháp lưu trữ tài liệu vật lý, tài liệu cần lưu trữ của khách hàng sẽ được ALS bảo quản trong hệ thống kho có sức chứa lớn lên đến 1 triệu thùng tài liệu, hệ thống trang thiết bị hiện đại, chuyên nghiệp, kho đạt tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt. Tất cả tài liệu đều được mã hóa, niêm phong và có thể truy xuất theo yêu cầu của khách hàng bất cứ khi nào. Khách hàng có thể lựa chọn linh hoạt tiếp cận tài liệu ngay tại địa điểm kho trung tâm ICD Mỹ Đình TP Hà Nội hoặc chuyển tới địa điểm được chỉ định.

Hệ thống kho hiện đại, đảm bảo môi trường tối ưu trong lưu trữ tài liệu ngay tại trung tâm Hà Nội

Đối với những tài liệu quan trọng, có nhu cầu thường xuyên tra cứu sẽ được số hóa bằng công nghệ nhận dạng chữ viết, bảo mật đa tầng, lưu trữ đám mây giúp truy xuất thông tin tức thì, an toàn và nhanh chóng.

Toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ bản cứng cũng như số hóa được quản lý đồng bộ, thống nhất trên nhiều nền tảng kỹ thuật số như web, app.

Các tài liệu đã số hóa được quản lý trên nền tảng kỹ thuật số

“Chúng tôi tin rằng đây sẽ là một giải pháp đáp ứng hiệu quả cho các khách hàng có nhu cầu lớn về lưu trữ tài liệu. Giải pháp kết hợp giữ lưu trữ vật lý chuyên nghiệp và số hóa hiện đại sẽ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn làm quá trình quản lý, tra cứu trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn và đóng góp tích cực cho quá trình chuyển đổi số của khách hàng”, ông Trương Vĩnh Hùng, Tổng Giám đốc ALS nhấn mạnh.

Được biết, đây là lần đầu tiên tại Việt Nam, một giải pháp tổng thể, kết hợp đồng bộ giữa lưu trữ tài liệu (hồ sơ, chứng từ…) dạng vật lý và số hóa dữ liệu điện tử với độ an toàn, bảo mật cao, thuận tiện tra cứu; truy xuất được ra mắt.

Giải pháp này giúp cho khách hàng tiết kiệm đáng kể chi phí và tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong quản trị tổ chức. Giải pháp được xây dựng dựa trên kinh nghiệm và lợi thế hàng đầu của hai doanh nghiệp là ALS – một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực kho vận, logistics và FSI – một trong những đơn vị hàng đầu về công nghệ số hoá tài liệu.

Đây sẽ là giải pháp hữu ích, tiện lợi và hiệu quả cho các doanh nghiệp đang phải dành nhiều không gian, diện tích để lưu trữ tài liệu nội bộ, các tổ chức muốn cắt giảm chi phí, các đơn vị có nhu cầu quản lý và tra cứu tài liệu nhanh chóng, hiệu quả trong xu hướng chuyển đổi số.

Theo thỏa thuận hợp tác giữa ALS và FSI, hai đơn vị thành viên là Công ty TNHH Dịch vụ kho vận ALS và Công ty Cổ phần công nghệ CYBER EYE sẽ trực tiếp triển khai giải pháp để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Chi tiết về giải pháp: https://als.com.vn/luu-tru-tai-lieu