Doanh nghiệp cần tránh khủng hoảng truyền thông từ thông cáo báo chí

Xây dựng thương hiệu vượt biên giới, cần thông tin đến báo chí quốc tế

Rủi ro khủng hoảng thông tin

Trường hợp điển hình nhất, đến nay đã được cơ quan chức năng làm rõ sai lệch từ phía chủ quan của cơ quan phát hành thông cáo báo chí, đó là thông cáo báo chí về việc nước mắm cho chứa asen của Hội Tiêu chuẩn và Bảo vệ Người tiêu dùng (Vinastas).

Ngày 18/10/2016, Vinastas đã công bố trên website của Hội nội dung: Chỉ có 25 trong tổng số 150 mẫu nước mắm được lấy thử nghiệm (tương ứng 16,67%) đạt theo TCVN 5107:2003; 104 (69%) mẫu nước mắm không đạt chỉ tiêu về asen (thạch tín), một loại á kim cực độc.

Nhưng sau đó, ngày 22/10, Bộ Y tế công bố kết quả kiểm nghiệm 247 mẫu nước mắm ngẫu nhiên của 82 cơ sở sản xuất cho thấy không phát hiện mẫu nước mắm nào có nồng độ asen vô cơ vượt ngưỡng giới hạn tối đa cho phép.

Ngày 8/12/2016 Bộ Công Thương đã yêu cầu Vinastas cải chính thông tin đăng trong thông cáo báo chí trước đó. Sau đó, trên website chính thức của mình, Vinastas thừa nhận trong thông cáo báo chí nhóm khảo sát đã sai khi đồng nhất khái niệm asen với thạch tín (asen hữu cơ khác với asen vô cơ - thạch tín).

Đến lúc này, thông tin đã được làm rõ, bên phát ra thông cáo báo chí cũng thừa nhận sai, lỗi, nhưng một cuộc khủng hoảng truyền thông đã nổ ra. Chỉ tính từ ngày 12-23/10, truyền thông xã hội có trên 44 nghìn bài viết, 95 nghìn lượt chia sẻ, 108 nghìn thảo luận, trên 63 nghìn bình luận nhiều chiều về vấn đề này.

Do sức khỏe luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của người tiêu dùng Việt Nam, theo báo cáo Chỉ số niềm tin người tiêu dùng hàng quý được công ty nghiên cứu thị trường toàn cầu Nielsen phát hành, nên thiệt hại cho ngành sản xuất nước mắm là rất lớn.

Những lưu ý cho doanh nghiệp

Thông cáo báo chí luôn là nguồn tin quan trọng, được nhiều tờ báo quan tâm. Theo khảo sát của tổ chức Cision trong năm 2018 dành cho 1.355 phóng viên tại 6 quốc gia, gồm: Anh, Canada, Mỹ, Pháp, Đức và Thủy Điển, thì có đến 63% các phóng viên được hỏi cho biết họ quan tâm đến nội dung thông cáo báo chí hay các thông tin phát hành từ doanh nghiệp.

Đối với mức độ tin tưởng tính xác thực, có 44% phóng viên được hỏi tin tưởng vào độ xác thực của thông cáo báo chí; 30% tin tưởng vào người đại diện phát ngôn của doanh nghiệp; 20% tin vào thông tin chính thức trên website của chính doanh nghiệp đó.

Khảo sát cũng cho thấy mức độ xếp hạng tại từng quốc gia cho mối quan tâm hàng đầu đến thông cáo báo chí như sau đều ở mức khá cao

Vai trò của thông cáo báo chí quan trọng là vậy, nhưng làm thế nào để có một thông cáo báo chí đạt chuẩn trong thời gian nhanh nhất? Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng nên tham khảo.

Tiêu đề: Thông cáo báo chí cần có tiêu đề rõ ràng, thu hút sự chú ý của người đọc bằng việc cung cấp thêm các thông tin chính thống từ doanh nghiệp.

Xuất xứ của thông cáo báo chí: Bao gồm thành phố xuất xứ, ngày phát hành và nếu được phân phối bởi một trang tin tức nào đó thì cũng cần đưa vào.

Nội dung: Đây là nơi doanh nghiệp cung các thông tin liên quan cho độc giả về thực trạng, số liệu thống kê, thông số kỹ thuật, lời chứng thực và thông tin của bên thứ ba khác.

Việc đưa thông tin cụ thể, đầy đủ số liệu là những nội dung vô cùng quan trọng và có tính thuyết phục cao nhất. Đặc biệt là tuyệt đối tránh dùng các thông tin còn chưa rõ ràng, lập lờ và gây nhiễu động tới báo chí và công chúng.

Hình ảnh và nội dung đa phương tiên: Thông cáo báo chí có thể bao gồm hình ảnh hoặc video, chúng có thể tạo ra kết quả tốt hơn rất nhiều so với văn bản thuần túy bằng chữ.

Bởi vì, ngoài việc thu hút độc giả bằng từ khóa, công cụ tìm kiếm và thuật toán mạng xã hội cũng cần đưa ra ưu tiên cho nội dung trực quan, đặt nó cao hơn trong kết quả tìm kiếm và nguồn cung cấp tin tức.

Sử dụng hiệu quả các từ khóa trong thông cáo báo chí có thể kéo dài thời gian “sống” của chính từ khóa đó trong tìm kiếm, kèm theo việc ứng dụng các phần mềm giúp chia sẻ hình ảnh, video, infographics, trích dẫn, số liệu thống kê... cung cấp cho độc giả, khuyến khích họ chia sẻ thông tin của doanh nghiệp.

Lời trích dẫn từ người có thẩm quyền hay cơ quan thứ 3 có liên quan tham gia vào thông điệp nên được cụ thể, có tính liên quan và thuyết phục, bổ sung thêm một góc nhìn khác đến với nội dung sự việc.

Thông tin về doanh nghiệp: Đây là không gian để cung cấp cho độc giả về doanh nghiệp. Giữ cho nó ngắn gọn, tránh biệt ngữ và bao gồm đường dẫn đến trang web (URL) của doanh nghiệp là những hạng mục bắt buộc cần có.

Và không quên đầu mối liên hệ, bao gồm: tên, số điện thoại và địa chỉ email của doanh nghiệp hay người chịu trách nhiệm để các đơn vị báo chí liên hệ sử dụng khi cần thiết.

Đáp ứng được các tiêu chí nêu trên tức là một thông cáo báo chí đủ yếu tố cần thiết để truyền thông và độc giả đón nhận.

Sơ đồ “giải phẫu” một thông cáo báo chí đạt chuẩn