Quản lý công việc nhiều chi nhánh: Công nghệ hay con người quan trọng hơn?

Câu trả lời là: cả hai đều cần, nhưng vai trò của mỗi yếu tố không hề ngang bằng mà phải được đặt đúng vị trí trong chiến lược quản trị hệ thống.

Công nghệ là “xương sống” của quản lý đa chi nhánh. Nếu không có nền tảng quản trị dữ liệu, báo cáo và giao tiếp đồng bộ, doanh nghiệp gần như không thể kiểm soát được hoạt động của từng điểm bán, từng đội nhóm. Một hệ thống phần mềm quản lý hiệu quả giúp nhà lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực, theo dõi tồn kho, doanh thu, chi phí, năng suất lao động hay mức độ hài lòng của khách hàng ở từng khu vực. Nhờ đó, các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính, và vấn đề có thể được xử lý sớm trước khi trở nên nghiêm trọng.

Điều quan trọng nhất không phải là chọn “công nghệ hay con người”, mà là tạo ra một hệ sinh thái mà công nghệ phục vụ con người và con người phát huy tối đa nhờ công nghệ.

Tuy nhiên, công nghệ dù tối tân đến đâu cũng chỉ là công cụ. Một hệ thống tốt mà thiếu con người vận hành có tư duy kỷ luật và tinh thần trách nhiệm thì sớm muộn cũng trở nên vô dụng. Thực tế cho thấy, nhiều SME đầu tư hàng trăm triệu cho phần mềm quản lý, nhưng chỉ vài tháng sau lại quay về cách làm cũ bằng sổ tay, Excel và tin nhắn Zalo. Lý do không nằm ở công nghệ, mà ở con người chưa sẵn sàng thay đổi thói quen làm việc. Quản lý đa chi nhánh thành công không bắt đầu bằng việc chọn phần mềm nào, mà bắt đầu từ việc xây dựng tư duy vận hành thống nhất và văn hóa tuân thủ trong toàn bộ đội ngũ.

Ở góc độ quản trị, con người chính là “linh hồn” của hệ thống. Công nghệ giúp bạn nhìn thấy dữ liệu, nhưng con người mới giúp bạn hiểu được bức tranh đằng sau dữ liệu đó. Một báo cáo doanh thu giảm không nói lên nguyên nhân chỉ có quản lý tại chi nhánh mới hiểu được điều gì đang diễn ra: tinh thần nhân viên giảm sút, chính sách khuyến mãi chưa phù hợp hay đối thủ đang thay đổi chiến lược. Vì vậy, yếu tố con người không thể thay thế. Điều mà công nghệ làm tốt nhất là giúp con người có nhiều thời gian hơn cho tư duy chiến lược và ra quyết định, thay vì bị vùi trong công việc vận hành hàng ngày.

Điều quan trọng là nhà lãnh đạo phải biết kết hợp hai yếu tố này trong một hệ thống thống nhất. Công nghệ giúp đo lường, con người giúp điều chỉnh. Công nghệ tạo ra chuẩn mực, con người tạo ra sự linh hoạt. Nếu chỉ dựa vào công nghệ, doanh nghiệp sẽ cứng nhắc và thiếu cảm xúc; nếu chỉ dựa vào con người, doanh nghiệp sẽ thiếu minh bạch và khó mở rộng. Cân bằng giữa hai yếu tố này là nghệ thuật của lãnh đạo: xây dựng hệ thống công nghệ làm nền tảng, nhưng luôn giữ “trái tim con người” trong cách vận hành và ra quyết định.

Một trong những bí quyết để quản lý đa chi nhánh hiệu quả là trao quyền cho người quản lý địa phương trong một khung hệ thống chung. Đừng cố gắng kiểm soát từng chi tiết nhỏ từ trụ sở chính. Hãy đặt ra nguyên tắc, tiêu chuẩn và mục tiêu rõ ràng, sau đó để các chi nhánh linh hoạt trong cách thực hiện. Khi được tin tưởng và được trang bị công cụ quản lý hiệu quả, các quản lý chi nhánh sẽ trở thành “nhà lãnh đạo nhỏ” giúp hệ thống vận hành trơn tru và thống nhất.

Cuối cùng, điều quan trọng nhất không phải là chọn “công nghệ hay con người”, mà là tạo ra một hệ sinh thái mà công nghệ phục vụ con người và con người phát huy tối đa nhờ công nghệ. Khi hai yếu tố này song hành, doanh nghiệp không chỉ quản lý tốt hơn, mà còn tạo ra văn hóa làm việc hiện đại, minh bạch và có trách nhiệm. Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt, đó chính là lợi thế bền vững giúp doanh nghiệp phát triển dài lâu dù có bao nhiêu chi nhánh, dù thị trường thay đổi ra sao.